永続的な価値とは

何かが歴史的重要性を持っている場合、または将来にわたって有効であると予想される別の形の価値がある場合、永続的な価値があると言われています。 アーティストのマニフェストや文学作品など、多くの芸術文書には永続的な価値がありますが、この用語は法律文書やビジネス文書にもよく使用されます。 文書を保持する理由はさまざまですが、通常、新しい情報、革新的な情報、または将来役立つと予想される情報を含む文書が関係しています。 平均して、永続的な価値を持つドキュメントは、作成されたすべてのドキュメントの5％未満です。 通常、ドキュメントを担当する組織は、どのドキュメントが価値があるかを判断しません。 これは通常、アーキビストに任されています。

多くの種類のドキュメントには、永続的な価値があると言えます。 この用語は文学作品やドローイングに使用できますが、ビジネス文書や法律文書にはより一般的に使用されます。 これらのドキュメントは、作成された直後にその価値のために選択されることはほとんどありません。 アーキビストは通常​​、数年待って、これらの文書が実際のアーカイブ価値を持っているかどうかを判断するために、その効果がどれだけ持続するかを確認します。

通常の文書は永続的な価値があるとは見なされません。 特別なドキュメントのみが、後で使用および調査するために永続的にアーカイブされます。 これには多くの理由がありますが、通常は、ドキュメントに不可欠な情報または革新的な情報が含まれているためです。 たとえば、問題の問題を他の裁判所がどのように見るかを劇的に変更した裁判所の決定を詳述する法的文書は、永続的な価値があると見なされます。 一般的な訴訟に関する法的文書は、永続的な価値があるとは見なされません。

永続的な価値があると見なされるドキュメントはほとんどありません。ほとんどのドキュメントは、ドキュメントを作成するビジネスまたはオフィスにとっては有用であるが、世界全体にとっては有用ではない一般的なイベントを詳述しているためです。 平均して、作成されたすべてのドキュメントの5％未満がアーカイブ価値があると見なされます。 他のドキュメントは、企業によって数年間アーカイブされる場合がありますが、通常は使用されなくなると破棄されます。 施設が文書を永続的にアーカイブしている場合でも、アーカイブ施設がその値に同意する場合にのみ、永続的な価値があると見なされます。

文書を担当する事業所は、永続的な価値のために文書を選択できる場合がありますが、これはまれです。 アーカイブ担当者は通常、将来に役立つドキュメントを見つけて決定する責任があります。 通常、アーキビストのチームは、ドキュメントの情報、その永続的な効果、およびドキュメントが貴重な情報を詳しく説明する最初のドキュメントであるかどうかを確認した後にこの決定を行います。 貴重な情報を最初に報告していないドキュメントの一部はアーカイブされますが、通常は貴重とは見なされません。