Jaká je trvalá hodnota?

Něco se říká, že má trvalou hodnotu, když má historický význam nebo jinou formu hodnoty, která se očekává, že bude trvat dobře do budoucnosti. Zatímco mnoho uměleckých dokumentů má trvalou hodnotu, včetně manifestů a literárních děl umělců, tento termín se také často používá pro právní a obchodní dokumenty. Důvody pro vedení dokumentu jsou rozmanité, ale obvykle zahrnují dokument obsahující informace, které jsou nové, revoluční nebo očekávané, že budou užitečné v budoucnosti. Dokumenty s trvalou hodnotou jsou v průměru menší než 5 procent všech provedených dokumentů. Organizace odpovědné za dokumenty obvykle neurčují, které dokumenty jsou cenné; To je obvykle ponecháno na archiváři.

Mnoho typů dokumentů lze říci, že mají trvalou hodnotu. I když tento termín lze použít pro literární díla a kresby, častěji se používá pro obchodní a právní dokumenty. Tyto dokumenty jsou zřídka vybírány pro svou hodnotu hned po jejich provedení; Archivisté UsuallPočkejte několik let, abyste zjistili, jak trvalé účinky mají určit, zda tyto dokumenty mají skutečnou archivní hodnotu.

Běžné dokumenty se nepovažují za trvalou hodnotu; Pouze mimořádné dokumenty jsou trvale archivovány pro pozdější použití a výzkum. Existuje mnoho důvodů, proč k tomu dojde, ale obvykle proto, že dokumenty obsahují informace, které jsou nepostradatelné nebo revoluční. Například právní dokumenty, které podrobně popisují soudní rozhodnutí, které dramaticky změnilo způsob, jakým ostatní soudy vnímají daný problém, by se považovalo za trvalou hodnotu; Právní dokumenty o případu společného soudu by nebyly považovány za trvalou hodnotu.

Jen velmi málo dokumentů se považuje za trvalou hodnotu, protože většina dokumentů podrobně popisuje běžné události, které, i když jsou užitečné pro firmu nebo kancelář, které dokumenty dělají, nejsou pro svět obecně užitečné. V průměru méně než 5Procento všech vytvořených dokumentů má považováno za archivní hodnotu. Ostatní dokumenty mohou být archivovány podnikem několik let, ale obvykle jsou zničeny, pokud již nejsou používány. I když zařízení udržuje dokumenty trvale archivované, jsou považovány za trvalou hodnotu, pouze pokud archivační zařízení souhlasí s jejich hodnotou.

Zatímco zřízení odpovědné za dokument může být schopno jej zvolit za trvalou hodnotu, je to vzácné. Archivisté jsou obvykle zodpovědní za nalezení a určování, které dokumenty jsou užitečné pro budoucnost. Tým archivistů obvykle učiní toto rozhodnutí po přezkoumání informací o dokumentu, jeho trvalém účinku a zda je tento dokument první, kdo podrobně popisuje cenné informace. Některé dokumenty, které nejsou prvními, které nahlásily cenné informace, jsou archivovány, ale obvykle nejsou považovány za cenné.