Co je trvalá hodnota?

Něco se říká, že má trvalou hodnotu, když má historický význam nebo jinou formu hodnoty, která se očekává, že vydrží dobře do budoucna. Zatímco mnoho uměleckých dokumentů má trvalou hodnotu, včetně manifestů umělců a literárních děl, tento termín se také často používá pro právní a obchodní dokumenty. Důvody pro uchování dokumentu jsou různé, ale obvykle se jedná o dokument obsahující informace, které jsou nové, revoluční nebo se očekávají, že budou užitečné v budoucnosti. V průměru jsou dokumenty s trvalou hodnotou méně než 5 procent všech vytvořených dokumentů. Organizace odpovědné za dokumenty obvykle neurčují, které dokumenty jsou cenné; toto je obvykle ponecháno archivářům.

Lze říci, že mnoho typů dokumentů má trvalou hodnotu. Tento pojem lze sice použít pro literární díla a kresby, ale běžněji se používá pro obchodní a právní dokumenty. Tyto dokumenty jsou zřídka vybírány pro svou hodnotu hned po jejich vytvoření; archiváři obvykle čekají několik let, aby zjistili, jak vytrvalé jsou jejich účinky, aby určily, zda tyto dokumenty mají skutečnou archivní hodnotu.

Obyčejné dokumenty se nepovažují za trvalé; pouze mimořádné dokumenty jsou trvale archivovány pro pozdější použití a výzkum. Existuje mnoho důvodů, proč k tomu dochází, ale obvykle je to proto, že dokumenty obsahují informace, které jsou nepostradatelné nebo revoluční. Například právní dokumenty, které podrobně popisují soudní rozhodnutí, které dramaticky změnilo způsob, jakým jiné soudy vnímají danou záležitost, by se považovaly za dokumenty s trvalou hodnotou; právní dokumenty o běžném soudním řízení by nebyly považovány za dokumenty, které mají trvalou hodnotu.

Málo dokumentů se považuje za dokumenty, které mají trvalou hodnotu, protože většina dokumentů podrobně popisuje běžné události, které, i když jsou užitečné pro obchodní nebo kancelářské dokumenty, nejsou pro svět obecně užitečné. V průměru je méně než 5 procent všech vytvořených dokumentů považováno za archivní. Ostatní dokumenty mohou být archivovány firmou několik let, ale obvykle se zničí, pokud již nejsou používány. I když zařízení archivuje dokumenty trvale, považují se za dokumenty, které mají trvalou hodnotu, pouze pokud s nimi archivační zařízení souhlasí.

I když zařízení odpovědné za dokument může být schopno si jej vybrat pro trvalou hodnotu, je to vzácné. Archivisté jsou obvykle zodpovědní za nalezení a určení, které dokumenty jsou užitečné pro budoucnost. Tým archivářů obvykle přijímá toto rozhodnutí po přezkoumání informací o dokumentu, jeho trvalého účinku a toho, zda dokument jako první podrobně popisuje cenné informace. Některé dokumenty, které nejsou první, kdo hlásí cenné informace, jsou archivovány, ale obvykle se nepovažují za cenné.