Qu'est-ce qu'un rapport externe?

Un rapport externe est un terme utilisé pour désigner tout type de rapport d'organisation préparé pour le grand public. En règle générale, le contenu du document n'inclut pas d'informations considérées comme étant exclusives. Seules les données considérées comme acceptables pour la consommation publique sont incluses dans le rapport. Les entreprises préparent généralement ces types de rapports afin de fournir la divulgation d'informations pertinentes aux consommateurs et à d'autres personnes intéressées par le fonctionnement général des entreprises.

Les entreprises produisent généralement leurs propres rapports externes en interne, bien qu'il soit possible d'externaliser cette fonction. Le contenu du rapport peut varier, en ce sens que les informations contenues dans le document peuvent constituer une vue d'ensemble des opérations de la société, y compris des données historiques. À d'autres moments, le rapport externe peut contenir des informations sur les finances de l'opération. Dans ce cas, le rapport peut être préparé par les auditeurs dans le but exprès de divulguer les données au grand public. Les informations financières incluses dans ce rapport d'audit externe ne contiendront rien de confidentiel et toutes les données utilisées pour le rapport seront considérées comme pouvant être publiées par les propriétaires et les exploitants de l'entreprise.

Une entreprise choisirait de préparer et de publier un rapport externe pour plusieurs raisons. Les informations sont considérées comme publiques, ce qui permet de fournir suffisamment de détails sur la société et son fonctionnement pour attirer l'attention des personnes intéressées, y compris des investisseurs potentiels. Les rapports de ce type contiennent généralement des données que les analystes du secteur peuvent utiliser pour évaluer le statut actuel de la société. Il n’est pas rare que des détails obtenus à partir d’un rapport externe soient utilisés comme source pour un article ou un profil créé par un rédacteur professionnel.

Bien qu’il n’existe pas de méthode unique permettant de préparer un rapport externe, quelques considérations de base peuvent aider à l’élaboration d’un document cohérent et informatif. Les informations doivent être organisées de manière logique, permettant au lecteur de suivre facilement le flux du texte. Toutes les données considérées comme confidentielles ou exclusives doivent être omises du texte, sauf s'il existe une raison impérieuse d'inclure ces informations et qu'il est peu probable que ce niveau de divulgation crée des problèmes pour l'entreprise à une date ultérieure. La plupart des rapports de ce type seront organisés de manière à préciser le but du document au début du texte, ce qui permettra au lecteur de comprendre pourquoi le document externe existe et ce que les auteurs espèrent pouvoir accomplir.