Wat is een extern rapport?

Een extern rapport is een term die wordt gebruikt om te verwijzen naar elk type organisatierapport dat is opgesteld met het algemene publiek in gedachten. Doorgaans bevat de inhoud in het document geen informatie die als eigendom wordt beschouwd, met alleen gegevens die als acceptabel voor openbare consumptie worden beschouwd in het rapport. Bedrijven stellen dit soort rapporten meestal op als een manier om relevante informatie te verstrekken aan consumenten en anderen die geïnteresseerd zijn in de algemene bedrijfsactiviteiten van de bedrijven.

Bedrijven zullen meestal hun eigen externe rapporten in eigen beheer produceren, hoewel het mogelijk is om deze functie uit te besteden. De inhoud van het rapport kan variëren, doordat de informatie in het document een overzicht kan zijn van de bedrijfsvoering, inclusief enkele historische gegevens. Op andere momenten kan de focus van het externe rapport informatie bevatten over de financiën van de bedrijfsvoering. Wanneer dit het geval is, kan het rapport door auditors worden opgesteld met het uitdrukkelijke doel om de gegevens aan het grote publiek vrij te geven. De financiële informatie die is opgenomen in dit externe auditrapport zal niets vertrouwelijks bevatten en alle gegevens die voor het rapport worden gebruikt, worden door de eigenaren en exploitanten van het bedrijf geschikt geacht voor openbaarmaking.

Er zijn verschillende redenen waarom een ​​bedrijf ervoor zou kiezen een extern rapport op te stellen en vrij te geven. De informatie wordt als openbaar beschouwd, waardoor het mogelijk is om voldoende details te geven over het bedrijf en de werking ervan om de aandacht te trekken van geïnteresseerde mensen, waaronder potentiële investeerders. Dit soort rapporten bevat meestal gegevens die analisten in de branche kunnen gebruiken om de huidige status van het bedrijf te beoordelen. Het is niet ongebruikelijk dat details verkregen uit een extern rapport worden gebruikt als bronmateriaal voor een artikel of profiel gemaakt door een bedrijfsschrijver.

Hoewel er geen goede manier is om een ​​extern rapport op te stellen, zijn er een paar basisoverwegingen die kunnen helpen bij het opstellen van een coherent en informatief document. De informatie moet op een logische manier worden gerangschikt, zodat de lezer de tekststroom gemakkelijk kan volgen. Alle gegevens die als vertrouwelijk of beschermd worden beschouwd, moeten uit de tekst worden weggelaten, tenzij er een dwingende reden is om die informatie op te nemen en dat dit niveau van openbaarmaking waarschijnlijk geen problemen voor het bedrijf op een later tijdstip oplevert. De meeste rapporten van dit type zullen worden gerangschikt om het doel van het document aan het begin van de tekst aan te geven, waardoor lezers inzicht krijgen in waarom het externe artikel bestaat en wat de schrijvers hopen dat het zal bereiken.