Co je to externí zpráva?
Externí zpráva je termín používaný k označení jakéhokoli typu organizační zprávy, která se připravuje s ohledem na širokou veřejnost. Obsah nalezený v dokumentu obvykle nebude zahrnovat informace, které jsou považovány za chráněné, a do zprávy budou zahrnuty pouze údaje, které jsou považovány za přijatelné pro veřejnou spotřebu. Podniky obvykle připravují tyto typy zpráv jako prostředek poskytování informací relevantním informacím spotřebitelům a jiným, kteří se zajímají o obecné fungování společností.
Podniky obvykle vytvářejí své vlastní externí zprávy interně, i když je možné tuto funkci zadávat externě. Obsah zprávy se může lišit v tom, že informace obsažené v dokumentu mohou představovat přehled fungování společnosti, včetně některých historických údajů. Jindy může zaměření externí zprávy obsahovat informace o financích obchodní operace. V takovém případě mohou zprávu vypracovat auditoři za výslovným účelem zpřístupnění údajů široké veřejnosti. Finanční informace obsažené v této zprávě o externím auditu nebudou obsahovat nic důvěrného a všechna data použitá ve zprávě budou považována za vhodná pro veřejné zveřejnění majiteli a provozovateli podniku.
Existuje několik důvodů, proč by se společnost rozhodla připravit a zveřejnit externí zprávu. Tyto informace jsou považovány za veřejné, což umožňuje poskytnout dostatek podrobností o společnosti a jejím fungování, aby upoutala pozornost zájemců včetně potenciálních investorů. Zprávy tohoto typu obvykle obsahují data, která mohou analytici odvětví použít k posouzení současného stavu společnosti. Není neobvyklé, že podrobnosti získané z externí sestavy budou použity jako zdrojový materiál pro článek nebo profil vytvořený obchodním spisovatelem.
Přestože neexistuje žádný správný způsob, jak připravit externí zprávu, existuje několik základních úvah, které mohou pomoci při přípravě soudržného a informačního dokumentu. Informace by měly být uspořádány logickým způsobem, aby čtenář mohl snadno sledovat tok textu. Veškerá data, která jsou považována za důvěrná nebo proprietární, by měla být z textu vynechána, ledaže existuje přesvědčivý důvod pro zahrnutí těchto informací a že úroveň zveřejnění pravděpodobně nebude pro firmu k pozdějšímu datu způsobovat problémy. Většina zpráv tohoto typu bude uspořádána tak, aby uváděla účel dokumentu na začátku textu a poskytla čtenářům pochopení toho, proč existuje externí dokument a co autoři doufají, že to dosáhne.