Hva er en ekstern rapport?

En ekstern rapport er et begrep som brukes for å referere til alle typer organisasjonsrapporter som er utarbeidet med tanke på allmennheten. Vanligvis vil innholdet som finnes i dokumentet ikke omfatte informasjon som anses som proprietær, med bare data som anses som akseptable for offentlig forbruk inkludert i rapporten. Virksomheter utarbeider vanligvis denne typen rapporter som et middel til å gi utlevering av relevant informasjon til forbrukere og andre som er interessert i selskapets generelle drift.

Bedrifter vil vanligvis produsere egne eksterne rapporter internt, selv om det er mulig å outsource denne funksjonen. Rapportens innhold kan variere ved at informasjonen i dokumentet kan være en oversikt over selskapets drift, inkludert historiske data. Andre ganger kan fokuset i den eksterne rapporten inneholde informasjon om økonomien til forretningsdriften. Når dette er tilfelle, kan rapporten utarbeides av revisorer med det uttrykkelige formålet å gi ut dataene til allmennheten. Den økonomiske informasjonen som er inkludert i denne eksterne revisjonsrapporten vil ikke inneholde noe konfidensielt, og alle data som brukes for rapporten vil bli ansett som passende for offentlig utgivelse av eierne og operatørene av virksomheten.

Det er flere grunner til at et selskap vil velge å utarbeide og gi ut en ekstern rapport. Informasjonen anses som offentlig, noe som gjør det mulig å gi nok detaljer om selskapet og dets drift til å tiltrekke oppmerksomhet fra interesserte mennesker, inkludert potensielle investorer. Rapporter av denne typen vil vanligvis inneholde data som industrianalytikere kan bruke for å vurdere den nåværende statusen til selskapet. Det er ikke uvanlig at detaljer hentet fra en ekstern rapport brukes som kildemateriale for en artikkel eller profil laget av en virksomhetsforfatter.

Selv om det ikke er noen riktig måte å utarbeide en ekstern rapport, er det noen få grunnleggende hensyn som kan hjelpe til med å utarbeide et sammenhengende og informativt dokument. Informasjonen skal ordnes på en logisk måte, slik at leseren lett kan følge flyten i teksten. Data som anses som konfidensiell eller proprietær bør utelates fra teksten, med mindre det er en overbevisende grunn til å inkludere denne informasjonen og at informasjonsnivået sannsynligvis ikke vil skape problemer for virksomheten på et senere tidspunkt. De fleste rapporter av denne typen vil bli arrangert for å oppgi formålet med dokumentet i begynnelsen av teksten, og gir leserne en forståelse av hvorfor den eksterne artikkelen eksisterer og hva forfatterne håper det vil oppnå.