Vad är en extern rapport?
En extern rapport är en term som används för att hänvisa till alla typer av organisationsrapporter som är upprättade med tanke på allmänheten. Vanligtvis kommer innehållet som finns i dokumentet inte att innehålla information som anses äganderätt, med endast data som anses vara acceptabla för offentlig konsumtion ingår i rapporten. Företag förbereder vanligtvis dessa typer av rapporter som ett sätt att lämna ut relevant information till konsumenter och andra som är intresserade av företagens allmänna verksamhet.
Företag producerar vanligtvis sina egna externa rapporter internt, även om det är möjligt att lägga ut denna funktion. Rapportens innehåll kan variera genom att informationen i dokumentet kan vara en översikt över företagets verksamhet, inklusive vissa historiska data. Vid andra tillfällen kan fokusen i den externa rapporten innehålla information om affärsverksamhetens ekonomi. När detta är fallet kan rapporten utarbetas av revisorer för det uttryckliga syftet att släppa uppgifterna till allmänheten. Den finansiella informationen som ingår i denna externa revisionsrapport kommer inte att innehålla något konfidentiellt, och all information som används för rapporten kommer att anses vara lämplig för offentliggörande av företagets ägare och operatörer.
Det finns flera skäl till varför ett företag skulle välja att utarbeta och släppa en extern rapport. Informationen betraktas som offentlig, vilket gör det möjligt att tillhandahålla tillräckligt med detaljer om företaget och dess verksamhet för att locka intresserade, inklusive potentiella investerares uppmärksamhet. Rapporter av denna typ kommer vanligtvis att innehålla data som branschanalytiker kan använda för att bedöma företagets nuvarande status. Det är inte ovanligt att detaljer som erhållits från en extern rapport kan användas som källmaterial för en artikel eller profil skapad av en företagsförfattare.
Det finns inget riktigt sätt att utarbeta en extern rapport, men det finns några grundläggande överväganden som kan hjälpa till att utarbeta ett sammanhängande och informativt dokument. Informationen ska ordnas på ett logiskt sätt, så att läsaren enkelt kan följa flödet i texten. All information som anses vara konfidentiell eller äganderätt bör utelämnas från texten, såvida det inte finns ett tvingande skäl att inkludera den informationen och att det inte är troligt att denna nivå kommer att skapa problem för verksamheten vid ett senare tillfälle. De flesta rapporter av denna typ kommer att ordnas för att ange syftet med dokumentet i början av texten, vilket ger läsarna en förståelse för varför externt papper existerar och vad författarna hoppas att det kommer att uppnå.