Qu'est-ce que l'e-administration?
Le terme administration en ligne désigne la méthode d’automatisation des fonctions administratives clés à l’aide de technologies électroniques et informatiques. L’administration électronique a pour objectif principal de réduire le gaspillage de papier et d’espace en convertissant des documents et des fichiers importants en fichiers électroniques. Cette stratégie est devenue populaire dans de nombreux secteurs où la lourdeur de la paperasserie est un élément essentiel de la conduite des affaires, tels que les organismes de soins de santé, les organismes juridiques, scientifiques et gouvernementaux. Les entreprises privées ont également adopté la gestion électronique pour gagner du temps et économiser des ressources.
Dans les entreprises utilisant l'e-administration, moins de paperasse est perdue ou manipulée par des personnes non autorisées. Les fichiers sont récupérés électroniquement, il reste donc un code électronique permettant de savoir qui a accédé aux documents. Ce système peut fournir une sécurité dans une entreprise en limitant le nombre de personnes pouvant consulter certains fichiers et en exigeant une autorisation pour toute autre personne ayant besoin d'accéder à certains enregistrements. Ceci est particulièrement important dans les secteurs où la confidentialité du patient ou du client est importante.
L'administration électronique est également en train de devenir une pratique courante dans le monde des affaires, car de plus en plus de professionnels utilisent la messagerie électronique, le traitement de texte et les réseaux sociaux. Ces méthodes de communication électroniques permettent aux personnes de partager des informations, des documents et des enregistrements de manière transparente via Internet au lieu d'attendre les services de courrier et de messagerie traditionnels. Avec les pratiques bureautiques automatisées en place, les messages sont transmis à la vitesse de la lumière, ce qui rend les processus beaucoup plus efficaces. L'administration électronique élimine les problèmes d'impression, d'envoi, de classement et de livraison de documents papier.
L'administration en ligne profite aux consommateurs, car elle influence la manière dont ils achètent, achètent et vendent des produits ou accèdent aux enregistrements. Les particuliers peuvent obtenir l’aide d’institutions gouvernementales et d’organismes financiers via Internet par le biais de processus électroniques, au lieu d’être forcés de se rendre dans des immeubles de bureaux. Les citoyens peuvent payer des impôts, obtenir des cartes d'identité de remplacement et modifier l'adresse électroniquement par téléphone ou par ordinateur. Les consommateurs peuvent rechercher des produits de première nécessité et demander des informations ou faire des achats de la même manière.
Dans certaines industries, l'administration électronique est une obligation. Dans le cadre de la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) de 1996, le Congrès américain a demandé à tous les établissements de santé de stocker les dossiers des patients dans un système électronique sécurisé. Cela a ouvert la voie à d'autres industries qui ont emboîté le pas en élaborant des politiques similaires. Cela a changé la façon dont de nombreuses entreprises traitent les enregistrements et deviendra probablement une exigence pour toutes les organisations à l'avenir.