Hva er e-administrasjon?

Begrepet e-administrasjon refererer til metoden for å automatisere sentrale administrative funksjoner ved bruk av elektroniske og databaserte teknologier. Hovedmålet med e-administrasjon er å kutte ned på bortkastet papir og plass ved å konvertere viktige dokumenter og filer til elektroniske filer. Denne strategien har blitt populær blant mange bransjer der tunge papirer er en viktig del av å drive virksomhet, for eksempel helsevesen, juridiske, vitenskapelige og offentlige etater. Private selskaper har også tatt i bruk e-administrasjon i et forsøk på å spare tid og ressurser.

I selskaper som bruker e-administrasjon, blir mindre papirer tapt eller feilbehandlet av uautoriserte personer. Filer hentes elektronisk, så det er en elektronisk kode som er igjen for å spore hvem som fikk tilgang til dokumentene. Dette systemet kan gi sikkerhet i et selskap ved å begrense hvem som kan se visse filer og krever godkjenning for alle andre som trenger tilgang til visse poster. Dette er spesielt viktig i bransjer der konfidensialitet for pasienter eller klienter er viktig.

E-administrasjon blir også en vanlig praksis i næringslivet ettersom flere fagpersoner bruker e-post, tekstbehandling og sosiale medier. Disse elektroniske kommunikasjonsmetodene lar folk dele informasjon, dokumenter og poster sømløst via Internett i stedet for å vente på tradisjonelle post- og budtjenester. Med automatisert kontorpraksis på plass, formidles meldinger i lynhastighet, noe som gjør prosesser mye mer effektive. E-administrasjon eliminerer bryet med å skrive ut, sende ut, arkivere og levere papirdokumenter.

Forbrukere drar nytte av e-administrasjon ettersom det påvirker måten de handler, kjøper og selger varer eller får tilgang til poster. Privatborgere kan få støtte fra offentlige etater og finansorganisasjoner via Internett gjennom elektroniske prosesser, i stedet for å bli tvunget til å reise til kontorbygg. Innbyggere kan betale skatt, få utskiftbare identifikasjonskort og gjøre adresseendringer elektronisk via telefon eller datamaskin. Forbrukere kan søke etter nødvendigheter og be om informasjon eller foreta kjøp på omtrent samme måte.

I noen bransjer er e-administrasjon et krav. Som en del av Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) fra 1996, krevde den amerikanske kongressen at alle helsetjenester hadde lagret pasientjournaler i et sikkert elektronisk system. Dette har banet vei for andre næringer å følge etter når de utvikler lignende retningslinjer. Dette har endret måten mange virksomheter håndterer poster og vil sannsynligvis bli et krav for alle organisasjoner i fremtiden.