Co je to E-Administration?

Termín e-správa označuje metodu automatizace klíčových administrativních funkcí pomocí elektronických a počítačových technologií. Hlavním cílem elektronické správy je omezit spotřebovaný papír a prostor převodem důležitých dokumentů a souborů na elektronické soubory. Tato strategie se stala populární v mnoha průmyslových odvětvích, kde je těžká administrativa hlavní součástí podnikání, jako jsou zdravotní, právní, vědecké a vládní agentury. Soukromé společnosti také přijaly elektronickou správu ve snaze ušetřit čas a zdroje.

Ve společnostech, které používají elektronickou správu, je neoprávněné osoby ztraceno nebo špatně zacházeno s papírováním. Soubory jsou získávány elektronicky, takže zde zůstává elektronický kód, který sleduje, kdo přistupoval k dokumentům. Tento systém může zajistit bezpečnost ve společnosti omezením toho, kdo může prohlížet určité soubory, a vyžadováním povolení pro kohokoli jiného, ​​kdo potřebuje přístup k určitým záznamům. To je zvláště důležité v odvětvích, kde je důležitá důvěrnost pacientů nebo klientů.

Elektronická správa se také stává běžnou praxí v obchodním světě, protože více odborníků používá e-mail, zpracování textů a vytváření sítí sociálních médií. Tyto elektronické způsoby komunikace umožňují lidem hladce sdílet informace, dokumenty a záznamy přes internet místo čekání na tradiční poštovní a kurýrní služby. Se zavedenými automatickými kancelářskými postupy jsou zprávy přenášeny rychlostí blesku, což zefektivňuje procesy. Elektronická správa eliminuje problémy s tiskem, zasíláním, archivováním a doručováním papírových dokumentů.

Spotřebitelé těží z elektronické správy, protože to ovlivňuje způsob, jakým nakupují, nakupují a prodávají zboží nebo přístup k záznamům. Soukromí občané mohou získat podporu od vládních agentur a finančních organizací přes internet prostřednictvím elektronických procesů, místo aby byli nuceni cestovat do kancelářských budov. Občané mohou platit daně, získat náhradní identifikační karty a provádět změny adresy elektronicky prostřednictvím telefonu nebo počítače. Spotřebitelé mohou hledat potřeby a požadovat informace nebo nakupovat téměř stejným způsobem.

V některých odvětvích je elektronická správa požadavkem. V rámci zákona o přenositelnosti a odpovědnosti za zdravotní pojištění (HIPAA) z roku 1996 požadoval Kongres Spojených států, aby všechna zdravotnická zařízení ukládala záznamy pacientů do bezpečného elektronického systému. To dláždilo cestu pro další průmyslová odvětví, aby se řídily tímto vývojem podobných politik. To změnilo způsob, jakým mnoho podniků zpracovává záznamy, a v budoucnu se pravděpodobně stane požadavkem pro všechny organizace.