Co to jest e-administracja?
Termin e-administracja odnosi się do metody automatyzacji kluczowych funkcji administracyjnych z wykorzystaniem technologii elektronicznych i komputerowych. Głównym celem e-administracji jest ograniczenie marnotrawstwa papieru i miejsca poprzez konwersję ważnych dokumentów i plików na pliki elektroniczne. Strategia ta stała się popularna w wielu branżach, w których ciężkie formalności są główną częścią prowadzenia działalności gospodarczej, takich jak służba zdrowia, agencje prawne, naukowe i rządowe. Prywatne firmy przyjęły również e-administrację, aby zaoszczędzić czas i zasoby.
W firmach korzystających z administracji elektronicznej mniej dokumentów jest traconych lub niewłaściwie traktowanych przez osoby nieupoważnione. Pliki są pobierane elektronicznie, więc pozostaje elektroniczny kod do śledzenia, kto uzyskał dostęp do dokumentów. Ten system może zapewnić bezpieczeństwo w firmie, ograniczając liczbę osób, które mogą przeglądać określone pliki, i wymagając zgody od osoby, która musi uzyskać dostęp do niektórych rekordów. Jest to szczególnie ważne w branżach, w których poufność pacjentów lub klientów jest ważna.
Administracja elektroniczna staje się również powszechną praktyką w świecie biznesu, ponieważ coraz więcej specjalistów korzysta z poczty elektronicznej, edytorów tekstu i sieci społecznościowych. Te elektroniczne metody komunikacji pozwalają użytkownikom bezproblemowo udostępniać informacje, dokumenty i zapisy przez Internet zamiast czekać na tradycyjne usługi pocztowe i kurierskie. Dzięki zautomatyzowanym praktykom biurowym wiadomości są błyskawicznie przesyłane, co znacznie usprawnia procesy. Administracja elektroniczna eliminuje problemy związane z drukowaniem, wysyłaniem, archiwizowaniem i dostarczaniem dokumentów papierowych.
Konsumenci korzystają z elektronicznej administracji, ponieważ ma ona wpływ na sposób, w jaki kupują, kupują i sprzedają towary lub uzyskują dostęp do dokumentacji. Prywatni obywatele mogą uzyskać wsparcie od agencji rządowych i organizacji finansowych przez Internet za pośrednictwem procesów elektronicznych, zamiast zmuszać się do podróżowania do biurowców. Obywatele mogą płacić podatki, otrzymywać zastępcze karty identyfikacyjne oraz dokonywać zmian adresu drogą elektroniczną przez telefon lub komputer. Konsumenci mogą wyszukiwać potrzeby i prosić o informacje lub dokonywać zakupów w podobny sposób.
W niektórych branżach e-administracja jest wymagana. W ramach Ustawy o przenośności i rozliczalności ubezpieczeń zdrowotnych (HIPAA) z 1996 r. Kongres Stanów Zjednoczonych wymagał, aby wszystkie zakłady opieki zdrowotnej przechowywały dokumentację pacjentów w bezpiecznym systemie elektronicznym. Utorowało to drogę innym branżom do naśladowania przy opracowywaniu podobnych polityk. Zmieniło to sposób, w jaki wiele firm obsługuje rejestry i prawdopodobnie stanie się wymogiem dla wszystkich organizacji w przyszłości.