O que é administração eletrônica?
O termo administração eletrônica refere-se ao método de automatizar as principais funções administrativas usando tecnologias eletrônicas e baseadas em computador. O principal objetivo da administração eletrônica é reduzir o desperdício de papel e espaço, convertendo documentos e arquivos importantes em arquivos eletrônicos. Essa estratégia se tornou popular em muitos setores em que a papelada pesada é uma parte importante da condução dos negócios, como agências de saúde, jurídicas, científicas e governamentais. As empresas privadas também adotaram a administração eletrônica em um esforço para economizar tempo e recursos.
Nas empresas que usam administração eletrônica, menos papelada é perdida ou manuseada incorretamente por indivíduos não autorizados. Os arquivos são recuperados eletronicamente; portanto, resta um código eletrônico para rastrear quem acessou os documentos. Esse sistema pode fornecer segurança em uma empresa, limitando quem pode visualizar determinados arquivos e exigindo autorização para qualquer outra pessoa que precise acessar determinados registros. Isso é especialmente importante em setores onde a confidencialidade do paciente ou do cliente é importante.
A administração eletrônica também está se tornando uma prática comum no mundo dos negócios, à medida que mais profissionais usam email, processamento de texto e redes de mídia social. Esses métodos eletrônicos de comunicação permitem que as pessoas compartilhem informações, documentos e registros sem problemas pela Internet, em vez de esperar pelos serviços tradicionais de correio e correio. Com práticas automatizadas de escritório, as mensagens são transmitidas na velocidade da luz, o que torna os processos muito mais eficientes. A administração eletrônica elimina os problemas de impressão, correspondência, arquivamento e entrega de documentos em papel.
Os consumidores se beneficiam da administração eletrônica, pois influencia a maneira como compram, compram e vendem mercadorias ou acessam registros. Cidadãos particulares podem obter apoio de agências governamentais e organizações financeiras via Internet através de processos eletrônicos, em vez de serem obrigados a viajar para prédios de escritórios. Os cidadãos podem pagar impostos, obter cartões de identificação substitutos e fazer alterações de endereço eletronicamente por telefone ou computador. Os consumidores podem procurar necessidades e solicitar informações ou fazer compras da mesma maneira.
Em algumas indústrias, a administração eletrônica é um requisito. Como parte da Lei de Portabilidade e Responsabilidade do Seguro de Saúde (HIPAA) de 1996, o Congresso dos Estados Unidos exigiu que todas as unidades de saúde armazenassem os registros dos pacientes em um sistema eletrônico seguro. Isso abriu caminho para outras indústrias seguirem o exemplo no desenvolvimento de políticas semelhantes. Isso mudou a maneira como muitas empresas lidam com registros e provavelmente se tornará um requisito para todas as organizações no futuro.