Vad är e-administration?

Termen e-administration avser metoden för att automatisera centrala administrativa funktioner med hjälp av elektronisk och datorbaserad teknik. Huvudsyftet med e-administrationen är att skära ner på bortkastat papper och utrymme genom att konvertera viktiga dokument och filer till elektroniska filer. Denna strategi har blivit populär hos många branscher där tunga pappersarbeten är en viktig del av att bedriva affärer, såsom hälsovård, juridiska, vetenskapliga och statliga myndigheter. Privata företag har också antagit e-administration för att spara tid och resurser.

I företag som använder e-administration förloras eller misshandlas mindre pappersarbete av obehöriga individer. Filer hämtas elektroniskt, så det finns en elektronisk kod kvar för att spåra vem som har öppnat dokumenten. Detta system kan ge säkerhet i ett företag genom att begränsa vem som kan visa vissa filer och kräva godkännande för någon annan som behöver åtkomst till vissa poster. Detta är särskilt viktigt i branscher där konfidentialitet för patienter eller klienter är viktigt.

E-administration blir också en vanlig praxis i näringslivet eftersom fler yrkesverksamma använder e-post, ordbehandling och nätverk för sociala medier. Dessa elektroniska kommunikationsmetoder gör det möjligt för människor att dela information, dokument och poster sömlöst via Internet istället för att vänta på traditionella post- och budtjänster. Med automatiserad kontorspraxis på plats överförs meddelanden i blixtnedslag, vilket gör processerna mycket effektivare. E-administration eliminerar besväret med att skriva ut, maila, arkivera och leverera pappersdokument.

Konsumenterna drar nytta av e-administration eftersom det påverkar sättet de shoppar, köper och säljer varor eller får tillgång till poster. Privata medborgare kan få stöd från myndigheter och finansiella organisationer via Internet genom elektroniska processer, snarare än att tvingas resa till kontorsbyggnader. Medborgarna kan betala skatter, få utbyteskort och göra adressändringar elektroniskt via telefon eller dator. Konsumenter kan söka efter nödvändigheter och begära information eller köpa på ungefär samma sätt.

I vissa branscher e-administration är det ett krav. Som en del av Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) från 1996 krävde Förenta staternas kongress att alla sjukvårdsanläggningar lagrar patientjournaler i ett säkert elektroniskt system. Detta har banat vägen för andra industrier att följa efter när det gäller att utveckla liknande politik. Detta har förändrat hur många företag hanterar poster och kommer sannolikt att bli ett krav för alla organisationer i framtiden.