Was ist E-Administration?
Der Begriff E-Administration bezieht sich auf die Methode zur Automatisierung der wichtigsten Verwaltungsfunktionen mithilfe elektronischer und computergestützter Technologien. Das Hauptziel der E-Administration besteht darin, Papier- und Platzverschwendung zu reduzieren, indem wichtige Dokumente und Dateien in elektronische Dateien konvertiert werden. Diese Strategie ist in vielen Branchen populär geworden, in denen schwerer Papierkram einen wichtigen Teil der Geschäftsabwicklung ausmacht, z. B. in den Bereichen Gesundheitswesen, Recht, Wissenschaft und Regierungsbehörden. Um Zeit und Ressourcen zu sparen, haben auch private Unternehmen die E-Administration eingeführt.
In Unternehmen, die E-Administration verwenden, gehen weniger Dokumente verloren oder werden von nicht autorisierten Personen falsch gehandhabt. Dateien werden elektronisch abgerufen, sodass ein elektronischer Code verbleibt, mit dem nachverfolgt werden kann, wer auf die Dokumente zugegriffen hat. Dieses System kann Sicherheit in einem Unternehmen bieten, indem es einschränkt, wer bestimmte Dateien anzeigen kann, und die Freigabe für alle anderen Personen verlangt, die auf bestimmte Datensätze zugreifen müssen. Dies ist besonders wichtig in Branchen, in denen die Vertraulichkeit von Patienten oder Kunden wichtig ist.
E-Administration ist auch in der Geschäftswelt eine gängige Praxis, da immer mehr Fachleute E-Mail, Textverarbeitung und Social-Media-Netzwerke nutzen. Mit diesen elektronischen Kommunikationsmethoden können Benutzer Informationen, Dokumente und Aufzeichnungen nahtlos über das Internet austauschen, anstatt auf herkömmliche Post- und Kurierdienste zu warten. Mit automatisierten Büropraktiken werden Nachrichten blitzschnell übermittelt, wodurch Prozesse wesentlich effizienter werden. Die E-Administration macht das Drucken, Versenden, Ablegen und Liefern von Papierdokumenten überflüssig.
Verbraucher profitieren von der E-Administration, da sie die Art und Weise beeinflusst, in der sie einkaufen, Waren kaufen und verkaufen oder auf Aufzeichnungen zugreifen. Privatpersonen können über das Internet Unterstützung von Regierungsbehörden und Finanzorganisationen durch elektronische Prozesse erhalten, anstatt gezwungen zu sein, zu Bürogebäuden zu reisen. Bürger können Steuern zahlen, Ersatzausweise erhalten und Adressänderungen elektronisch über Telefon oder Computer vornehmen. Verbraucher können nach Bedarf suchen und Informationen anfordern oder Einkäufe auf die gleiche Weise tätigen.
In einigen Branchen ist E-Administration eine Anforderung. Im Rahmen des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) von 1996 forderte der Kongress der Vereinigten Staaten, dass alle Gesundheitseinrichtungen Patientenakten in einem sicheren elektronischen System speichern. Dies hat den Weg für andere Branchen geebnet, ähnliche Strategien zu entwickeln. Dies hat die Art und Weise verändert, wie viele Unternehmen mit Aufzeichnungen umgehen, und wird wahrscheinlich in Zukunft für alle Unternehmen zur Anforderung.