Wat is e-administratie?
De term e-administratie verwijst naar de methode voor het automatiseren van belangrijke administratieve functies met behulp van elektronische en computergebaseerde technologieën. Het hoofddoel van e-administratie is het verminderen van verspild papier en ruimte door belangrijke documenten en bestanden om te zetten in elektronische bestanden. Deze strategie is populair geworden in veel industrieën waar zwaar papierwerk een belangrijk onderdeel is van het zakendoen, zoals gezondheidszorg, juridische, wetenschappelijke en overheidsinstanties. Particuliere bedrijven hebben ook e-administratie ingevoerd om tijd en middelen te besparen.
In bedrijven die e-administratie gebruiken, gaat minder papierwerk verloren of verkeerd gebruikt door niet-geautoriseerde personen. Bestanden worden elektronisch opgehaald, dus er blijft een elektronische code achter om bij te houden wie toegang heeft gehad tot de documenten. Dit systeem kan beveiliging bieden in een bedrijf door te beperken wie bepaalde bestanden kan bekijken en toestemming te vereisen voor iemand anders die toegang moet hebben tot bepaalde records. Dit is vooral belangrijk in sectoren waar de vertrouwelijkheid van patiënten of cliënten belangrijk is.
E-administratie wordt ook een gangbare praktijk in de bedrijfswereld naarmate meer professionals e-mail, tekstverwerking en sociale media gebruiken. Met deze elektronische communicatiemethoden kunnen mensen informatie, documenten en records naadloos delen via internet in plaats van te wachten op traditionele post- en koeriersdiensten. Met geautomatiseerde kantoorpraktijken worden berichten razendsnel overgebracht, wat processen veel efficiënter maakt. E-administratie elimineert het gedoe van printen, mailen, archiveren en afleveren van papieren documenten.
Consumenten profiteren van e-administratie, omdat dit van invloed is op de manier waarop ze winkelen, goederen kopen en verkopen of toegang hebben tot records. Particulieren kunnen via elektronische processen ondersteuning krijgen van overheidsinstanties en financiële organisaties in plaats van gedwongen te worden naar kantoorgebouwen te reizen. Burgers kunnen belastingen betalen, vervangende identificatiekaarten krijgen en adreswijzigingen elektronisch maken via telefoon of computer. Consumenten kunnen zoeken naar benodigdheden en informatie opvragen of aankopen doen op vrijwel dezelfde manier.
In sommige industrieën is e-administratie een vereiste. Als onderdeel van de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) van 1996, vereiste het congres van de Verenigde Staten dat alle zorginstellingen patiëntendossiers opslaan in een beveiligd elektronisch systeem. Dit heeft de weg vrijgemaakt voor andere industrieën om hetzelfde beleid te volgen. Dit heeft de manier veranderd waarop veel bedrijven met gegevens omgaan en wordt waarschijnlijk een vereiste voor alle organisaties in de toekomst.