Hvad er e-administration?

Udtrykket e-administration henviser til metoden til at automatisere centrale administrative funktioner ved hjælp af elektroniske og computerbaserede teknologier. Hovedmålet med e-administration er at skære ned på spildt papir og plads ved at konvertere vigtige dokumenter og filer til elektroniske filer. Denne strategi er blevet populær blandt mange brancher, hvor tunge papirer er en vigtig del af udøvelsen af ​​forretninger, såsom sundhedsvæsen, juridiske, videnskabelige og offentlige myndigheder. Private virksomheder har også vedtaget e-administration i et forsøg på at spare tid og ressourcer.

I virksomheder, der bruger e-administration, mistes eller mangles der mindre papirarbejde af uautoriserede personer. Filer hentes elektronisk, så der er en elektronisk kode tilbage for at spore, hvem der har adgang til dokumenterne. Dette system kan give sikkerhed i et firma ved at begrænse, hvem der kan se bestemte filer og kræve godkendelse for enhver anden, der har brug for adgang til visse poster. Dette er især vigtigt i brancher, hvor patient- eller klientfortrolighed er vigtig.

E-administration bliver også en almindelig praksis i erhvervslivet, da flere fagfolk bruger e-mail, tekstbehandling og sociale medier netværk. Disse elektroniske kommunikationsmetoder giver folk mulighed for at dele information, dokumenter og poster problemfrit via Internettet i stedet for at vente på traditionelle post- og budtjenester. Med automatiseret kontorpraksis på plads, overføres meddelelser i lynhastighed, hvilket gør processerne meget mere effektive. E-administration eliminerer besværet med udskrivning, mailing, arkivering og levering af papirdokumenter.

Forbrugerne drager fordel af e-administration, da det påvirker den måde, de handler, køber og sælger varer eller får adgang til poster. Private borgere kan få støtte fra offentlige agenturer og finansielle organisationer via Internettet gennem elektroniske processer snarere end at blive tvunget til at rejse til kontorbygninger. Borgere kan betale skat, få identifikationskort og udføre adresseændringer elektronisk via telefon eller computer. Forbrugerne kan søge efter nødvendigheder og anmode om oplysninger eller foretage køb på meget samme måde.

I nogle brancher e-administration er det et krav. Som en del af Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) fra 1996 krævede den amerikanske kongres, at alle sundhedsfaciliteter gemmer patientjournaler i et sikkert elektronisk system. Dette har banet vejen for andre industrier til at følge efter i udviklingen af ​​lignende politikker. Dette har ændret den måde, mange virksomheder håndterer poster på, og vil sandsynligvis blive et krav for alle organisationer i fremtiden.