Qu'est-ce que la gestion des dépenses?
La gestion des dépenses est un processus permettant de suivre les dépenses des employés ou, dans le cas d'un travail indépendant, de gérer personnellement les dépenses associées aux activités professionnelles. La mise en place de tels systèmes est importante pour documenter correctement les dépenses dans les déclarations telles que les déclarations fiscales, en plus d'auditer les employés pour s'assurer qu'ils respectent les politiques de l'entreprise en matière de dépenses. Un certain nombre d’entreprises développent un logiciel de gestion des dépenses pour faciliter ce processus, facilitant ainsi le suivi des dépenses.
Dans les entreprises de toutes tailles, les employés peuvent engager des dépenses pour le compte de l'entreprise dans le cadre de leur travail. Certaines entreprises n'autorisent les employés à le faire qu'avec une autorisation, par exemple lorsqu'un propriétaire de petite entreprise envoie un employé au magasin de fournitures de bureau pour répondre à un besoin spécifique. D'autres peuvent fournir aux employés des comptes de dépenses, leur permettant d'utiliser des fonds à des fins préautorisées sans vérification préalable. Dans les deux cas, la gestion des dépenses est nécessaire.
Les employés soumettent des documents pour toutes les dépenses engagées. Cela inclut une ventilation détaillée, montrant comment ils ont dépensé l'argent et comment cela s'applique à l'entreprise. Les dépenses peuvent inclure les divertissements des clients, la nourriture et l'hébergement lors de voyages d'affaires, la location de voitures, les billets d'avion, etc. La société peut vérifier les dépenses afin de s’assurer qu’elles se situent dans les limites raisonnables, telles que l’indemnité journalière de la société pour les repas. Les personnes réclamant des dépenses excessives ou inhabituelles peuvent être soumises à un examen minutieux et leurs privilèges peuvent être révoqués si l'entreprise estime que leurs dépenses sont abusives.
Un logiciel peut faciliter la gestion des dépenses. Les comptables ou le personnel des ressources humaines peuvent configurer des profils pour chaque employé afin de suivre les dépenses. Le logiciel permet de revenir facilement à l'historique, de suivre les modifications et de récupérer les dépenses liées à des événements particuliers. En cas d'audit, le personnel peut évaluer les profils des employés pour détecter des signes d'activité frauduleuse, tels que le double des reçus, les demandes de remboursement des dépenses professionnelles lorsque les employés effectuent un voyage personnel, etc.
Pour les travailleurs indépendants, la gestion des dépenses est importante pour réduire les coûts et suivre correctement les dépenses pour les impôts. Ces dépenses peuvent être traitées comme des déductions fiscales, à condition que la documentation soit conservée et classifiée correctement. Certaines catégories de dépenses, telles que les divertissements, sont soumises à un contrôle minutieux de la part des autorités fiscales, et les programmes de gestion des dépenses peuvent fournir des conseils et astuces pour réduire les risques de contrôle fiscal, tels que le repérage de dépenses qui semblent excessivement élevées par rapport à d'autres dépenses. ou revenu.