Was ist Ausgabenverwaltung?
Das Ausgabenmanagement ist ein Prozess, bei dem die Ausgaben der Mitarbeiter im Auge behalten werden, oder bei der Selbständigkeit, um die mit der Geschäftsabwicklung verbundenen Ausgaben persönlich zu verwalten. Das Vorhandensein solcher Systeme ist wichtig, um die Ausgaben auf Unterlagen wie Steuererklärungen ordnungsgemäß zu dokumentieren und die Mitarbeiter zu prüfen, um sicherzustellen, dass sie die Unternehmensrichtlinien für Ausgaben einhalten. Eine Reihe von Unternehmen stellt Software zur Kostenverwaltung her, die diesen Prozess unterstützt und die korrekte Nachverfolgung von Kosten erleichtert.
In Unternehmen jeder Größe können den Mitarbeitern im Rahmen ihrer Arbeit Kosten im Namen des Unternehmens entstehen. Einige Unternehmen gestatten Mitarbeitern dies nur mit Erlaubnis, z. B. wenn ein Kleinunternehmer einen Mitarbeiter zum Bürobedarfsgeschäft schickt, um einen bestimmten Bedarf zu decken. Andere stellen Mitarbeitern möglicherweise Spesenabrechnungen zur Verfügung, mit denen sie Gelder für vorautorisierte Zwecke verwenden können, ohne dies vorher zu überprüfen. In beiden Fällen ist eine Kostenverwaltung erforderlich.
Die Mitarbeiter reichen Unterlagen über alle ihnen entstandenen Kosten ein. Dazu gehört eine detaillierte Aufschlüsselung, aus der hervorgeht, wie sie das Geld ausgegeben haben und wie es für das Unternehmen gilt. Zu den Ausgaben können Kundenunterhaltung, Verpflegung und Unterkunft auf Geschäftsreisen, Mietwagen, Flugkosten usw. gehören. Das Unternehmen kann die Ausgaben prüfen, um sicherzustellen, dass sie sich innerhalb angemessener Grenzen befinden, wie z. B. das Tagegeld des Unternehmens für Mahlzeiten. Personen, die übermäßige oder ungewöhnliche Ausgaben geltend machen, werden möglicherweise einer eingehenden Prüfung unterzogen und können ihre Privilegien widerrufen, wenn das Unternehmen der Ansicht ist, dass ihre Ausgaben missbräuchlich sind.
Software kann die Kostenverwaltung erleichtern. Buchhalter oder Personalmitarbeiter können Profile für jeden Mitarbeiter erstellen, um die Ausgaben zu verfolgen. Mit der Software können Sie problemlos auf frühere Ereignisse zurückgreifen, Änderungen nachverfolgen und Ausgaben für bestimmte Ereignisse abrufen. Im Falle eines Audits kann das Personal die Mitarbeiterprofile auf Anzeichen von betrügerischen Aktivitäten wie doppelte Einnahmen, Ansprüche auf Geschäftsausgaben, wenn Mitarbeiter auf persönlichen Reisen waren, usw. überprüfen.
Für Selbständige ist das Ausgabenmanagement wichtig, um die Kosten niedrig zu halten und die Ausgaben für Steuern ordnungsgemäß zu verfolgen. Diese Ausgaben können als Steuerabzüge behandelt werden, solange die Dokumentation verfügbar ist und sie ordnungsgemäß klassifiziert sind. Bestimmte Ausgabenkategorien wie Unterhaltung unterliegen einer genauen Prüfung durch die Steuerbehörden, und Ausgabenverwaltungsprogramme können Tipps und Tricks enthalten, um die Wahrscheinlichkeit einer Steuerprüfung zu verringern, z. B. die Kennzeichnung von Ausgaben, die im Vergleich zu anderen Ausgaben unverhältnismäßig hoch erscheinen oder Einkommen.