Vad är Expense Management?

Kostnadshantering är en process för att hålla reda på anställdas utgifter, eller i fallet med egenföretagande, för att personligen hantera utgifter i samband med att göra affärer. Att ha sådana system på plats är viktigt för att dokumentera utgifterna korrekt på ansökningar som skatteregler förutom att granska de anställda för att se till att de följer företagets policy för utgifter. Ett antal företag producerar kostnadshanteringsprogramvara för att hjälpa till med denna process, vilket gör det enklare att spåra utgifterna korrekt.

I företag av alla storlekar kan anställda ådra sig kostnader på företagets vägnar som en del av deras arbete. Vissa företag tillåter bara anställda att göra detta med tillåtelse, som när en liten företagare skickar en anställd till kontorsleveransbutiken för att tillgodose ett specifikt behov. Andra kan tillhandahålla anställda kostnadskonton, vilket gör att de kan använda medel för förautoriserade ändamål utan att kontrollera först. I båda fallen är kostnadshantering nödvändig.

Anställda lämnar in dokumentation för alla utgifter de har med sig. Detta inkluderar en detaljerad uppdelning som visar hur de har använt pengarna och hur de gäller för verksamheten. Kostnaderna kan inkludera kundunderhållning, mat och bostäder på affärsresor, biluthyrning, flygbiljetter och så vidare. Företaget kan granska kostnader för att se till att de ligger inom rimliga gränser, till exempel företagets dagpenning för måltider. Personer som kräver alltför höga eller ovanliga utgifter kan bli föremål för noggrann granskning och kan få privilegier att återkallas om företaget anser att deras utgifter är missbruk.

Programvara kan underlätta kostnadshantering. Revisorer eller personalpersonal kan skapa profiler för varje anställd för att spåra kostnader. Programvaran gör det enkelt att titta tillbaka på tidigare historia, spåra förändringar och dra utgifter relaterade till speciella händelser. I händelse av en granskning kan personal utvärdera anställdsprofiler för tecken på bedräglig aktivitet, som fördubblat kvitton, anspråk på företagskostnader när de anställda var på personliga resor och så vidare.

För egenföretagare är kostnadshantering viktigt för att hålla kostnaderna nere och spåra utgifterna på rätt sätt för skatter. Dessa utgifter kan behandlas som skatteavdrag så länge dokumentationen finns till hands och de klassificeras korrekt. Vissa utgiftskategorier, som underhållning, är föremål för noggrann granskning av skattemyndigheternas sida, och kostnadshanteringsprogram kan ge tips och tricks för att minska risken för en skatterevision, till exempel att flagga utgifter som verkar oproportionerligt höga i jämförelse med andra utgifter. eller inkomst.