Wat is onkostenbeheer?
Onkostenbeheer is een proces om de personeelskosten bij te houden, of, in het geval van zelfstandig ondernemerschap, voor het persoonlijk beheren van uitgaven in verband met zakendoen. Het hebben van dergelijke systemen is belangrijk voor het goed documenteren van uitgaven op archieven zoals belastingaangiften, naast het controleren van werknemers om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan het bedrijfsbeleid inzake uitgaven. Een aantal bedrijven maakt onkostenbeheersoftware om dit proces te ondersteunen, waardoor het eenvoudiger wordt om uitgaven correct te volgen.
In bedrijven van elke omvang kunnen werknemers namens het bedrijf kosten maken als onderdeel van hun werk. Sommige bedrijven staan medewerkers alleen toe dit met toestemming te doen, zoals wanneer een eigenaar van een klein bedrijf een medewerker naar de winkel voor kantoorbenodigdheden stuurt om aan een specifieke behoefte te voldoen. Anderen kunnen werknemers voorzien van onkostenrekeningen, waardoor ze geld kunnen gebruiken voor vooraf geautoriseerde doeleinden zonder eerst te controleren. In beide gevallen is kostenbeheer noodzakelijk.
Werknemers dienen documentatie in voor alle kosten die ze maken. Dit omvat een gedetailleerde uitsplitsing, die laat zien hoe zij het geld hebben uitgegeven en hoe het van toepassing is op het bedrijf. Onkosten kunnen klantentertainment, eten en wonen tijdens zakenreizen, autoverhuur, vliegtickets, enzovoort omvatten. Het bedrijf kan uitgaven controleren om ervoor te zorgen dat ze binnen redelijke grenzen blijven, zoals de dagvergoeding van het bedrijf voor maaltijden. Mensen die buitensporige of ongebruikelijke kosten claimen, kunnen aan een nauwkeurig onderzoek worden onderworpen en kunnen de rechten intrekken als het bedrijf van mening is dat hun uitgaven onrechtmatig zijn.
Software kan kostenbeheer vergemakkelijken. Accountants of personeel van personeelszaken kunnen profielen voor elke werknemer instellen om uitgaven bij te houden. De software maakt het gemakkelijk om terug te kijken naar de geschiedenis, veranderingen bij te houden en uitgaven in verband met bepaalde gebeurtenissen op te halen. In het geval van een audit kan het personeel de werknemersprofielen evalueren op tekenen van frauduleuze activiteiten, zoals dubbele ontvangsten, claims van zakelijke uitgaven wanneer werknemers persoonlijke reizen maken, enzovoort.
Voor zelfstandigen is kostenbeheer belangrijk om de kosten laag te houden en de uitgaven goed te volgen voor belastingen. Deze uitgaven kunnen worden behandeld als belastingaftrek, zolang de documentatie bij de hand is en correct zijn geclassificeerd. Bepaalde uitgavencategorieën, zoals entertainment, worden door de belastingdienst nauwlettend in de gaten gehouden en uitgavenbeheersprogramma's kunnen tips en trucs bieden om de kans op een belastingcontrole te verkleinen, zoals het markeren van uitgaven die onevenredig hoog lijken in vergelijking met andere uitgaven of inkomen.