Hva er Expense Management?

Utgiftsstyring er en prosess for å holde oversikt over ansattes utgifter, eller i tilfelle av selvstendig næringsdrivende, for personlig styring av utgifter forbundet med å drive forretning. Å ha slike systemer på plass er viktig for å dokumentere utgifter på riktig måte ved innlevering som skattemessige uttalelser i tillegg til å revidere ansatte for å sikre at de overholder selskapets policy for utgifter. Flere selskaper produserer programvare for kostnadsstyring for å hjelpe deg med denne prosessen, noe som gjør det lettere å spore utgiftene riktig.

I selskaper av alle størrelser kan ansatte pådra seg utgifter på vegne av selskapet som en del av arbeidet sitt. Noen selskaper tillater bare ansatte å gjøre dette med tillatelse, som når en eier av en liten bedrift sender en ansatt til kontorrekvisita butikken for å dekke et spesifikt behov. Andre kan gi de ansatte utgiftskontoer, slik at de kan bruke midler til forhåndsgodkjente formål uten å sjekke først. I begge tilfeller er kostnadsstyring nødvendig.

Ansatte leverer dokumentasjon for alle utgiftene de har på seg. Dette inkluderer en detaljert oppdeling, som viser hvordan de brukte pengene og hvordan de gjelder for virksomheten. Utgifter kan omfatte klientunderholdning, mat og bolig på forretningsreiser, leiebil, flybillett og så videre. Selskapet kan revidere utgifter for å sikre at de er innenfor rimelige grenser, for eksempel selskapets dagpenger for måltider. Personer som krever store eller uvanlige utgifter kan være gjenstand for nøye gransking og kan få privilegier tilbakekalt hvis selskapet mener at utgiftene er voldelige.

Programvare kan lette kostnadsstyring. Regnskapsførere eller personell kan sette opp profiler for hver ansatt for å spore utgifter. Programvaren gjør det enkelt å se tilbake på tidligere historie, spore endringer og hente utgifter relatert til spesielle hendelser. Ved tilsyn kan personell vurdere ansattes profiler for tegn på uredelig aktivitet, som fordoblet kvittering, krav på forretningsutgifter når ansatte var på personlige turer, og så videre.

For selvstendig næringsdrivende er kostnadsstyring viktig for å holde kostnadene nede og spore utgiftene riktig for skatter. Disse utgiftene kan behandles som skattefradrag, så lenge dokumentasjonen holdes tilgjengelig og de er ordentlig klassifisert. Enkelte utgiftskategorier, som underholdning, er underlagt nøye granskning fra skattemyndighetene, og utgiftsstyringsprogrammer kan gi tips og triks for å redusere sjansen for en skatterevisjon, for eksempel flagging av utgifter som virker uforholdsmessige høye sammenlignet med andre utgifter. eller inntekt.