Qu'est-ce que la maintenance de liste?
La maintenance de liste consiste à conserver une liste de tout type à jour. Les entreprises utilisent un certain nombre de listes dans l’ensemble de leur structure, les listes de clients et les listes de fournisseurs approuvés étant deux exemples parfaits. Le concept général de maintenance des listes consiste à maintenir ces listes et d'autres listes importantes appartenant à l'entreprise aussi précises et opportunes que possible. Cela signifie que le processus de mise à jour de ces listes est une activité continue qui doit être effectuée à intervalles réguliers.
Il existe trois types d'activités ou de transactions de base lors du processus de maintenance de la liste. La première activité s'appelle un add. Cela signifie simplement que toute nouvelle donnée pertinente pour la liste est ajoutée. Par exemple, si la société établit un accord contractuel avec un nouveau fournisseur, ce dernier est ajouté à la liste des fournisseurs approuvés, comprenant souvent des informations clés telles que les noms et les positions des contacts clés, les dates de début et de fin du contrat, etc. spécifiques nécessaires pour fournir correctement les services à ce client.
Le deuxième type de transaction ou d'activité qui a lieu pendant la maintenance de la liste est appelé suppression ou suppression. Dans ce cas, les données précédemment incluses dans la liste sont supprimées ou supprimées. Si un client choisit de fermer son compte et de régler le solde en suspens dans son intégralité, ce compte est supprimé de la liste des clients actifs. Tandis que certaines entreprises se contentent de supprimer ces données, d'autres prennent les informations sur le client supprimées et les archivent dans une liste réservée aux anciens clients.
Une dernière étape ou transaction associée à la maintenance de la liste est appelée modification. Cela implique normalement la mise à jour d'un certain type d'informations figurant déjà sur une liste existante. Si un client subit une fusion et commence à faire affaire sous un nouveau nom de société, ce nouveau nom remplace l'ancien nom de tous les enregistrements de clients conservés par le fournisseur. Avec un profil de client contenant le nom des décideurs clés au sein de l'organisation, un changement peut impliquer le retrait du nom d'une personne qui a quitté l'entreprise et le remplacement du nom de son successeur dans le même champ de la liste.
Quel que soit le type d’activité de maintenance de la liste, l’idée est de maintenir la liste à jour. Cela permet de minimiser les risques de perte de temps et de ressources par l'utilisation d'informations obsolètes ou obsolètes. Par exemple, le maintien des informations actuelles sur une liste de clients permet de garantir que si le fournisseur souhaite mener une campagne de publipostage à l'aide de la liste, les envois ne seront pas envoyés à d'anciens clients ou à des contacts qui ne sont plus associés aux entreprises qui constituent la base de clientèle actuelle.