Vad är listunderhåll?

Listunderhåll är processen för att hålla en lista över alla typer aktuell. Företag fungerar med ett antal listor i hela företagets struktur, där kundlistor och listor över godkända leverantörer är två främsta exempel. Det allmänna begreppet listunderhåll handlar om att hålla dessa och andra viktiga listor som ägs av företaget så exakta och snabba som möjligt. Detta innebär att processen för att upprätthålla dessa listor är en pågående aktivitet som måste utföras med jämna mellanrum.

Det finns tre grundläggande typer av aktiviteter eller transaktioner som inträffar under processen med listunderhåll. Den första aktiviteten kallas tillägg. Detta betyder helt enkelt att alla nya data som är relevanta för listan läggs till. Till exempel, om företaget upprättar ett avtalsavtal med en ny leverantör, läggs den leverantören till den godkända leverantörsförteckningen, ofta inklusive nyckelinformation som namn och positioner för nyckelkontakt, start- och slutdatum för kontraktet och alla andra specifikationer som är nödvändiga för att leverera tjänster till den kunden på rätt sätt.

Den andra typen av transaktion eller aktivitet som sker under listunderhåll kallas radering eller borttagning. I det här fallet tas eller tas bort data som tidigare ingick i listan. Om en kund väljer att stänga sitt konto och reglera eventuella utestående saldon i sin helhet tas det kontot bort från listan över aktiva kunder. Medan vissa företag helt enkelt kasserar den här informationen tar andra den borttagna kundinformationen och arkiverar informationen på en lista som är reserverad för tidigare kunder.

Ett sista steg eller transaktion som är associerad med listunderhåll kallas förändringen. Det handlar normalt om att uppdatera någon typ av information som redan finns i en befintlig lista. Skulle en kund genomgå en fusion och börja göra affärer under ett nytt företagsnamn, ersätter det nya namnet det gamla namnet på alla kundregister som leverantören har. Med en kundprofil som innehåller namnet på viktiga beslutsfattare inom organisationen, kan en förändring innebära att namnet på någon som har lämnat företaget och ersätta namnet på hans eller hennes efterträdare i samma fält på listan.

Med alla typer av listunderhållsaktiviteter är tanken att hålla listan uppdaterad. Detta hjälper till att minimera möjligheten för tid och resurser att slösas bort genom att använda information som är föråldrad eller inte längre relevant. Att till exempel upprätthålla aktuell information om en kundlista hjälper till att säkerställa att om leverantören vill genomföra en direktreklamkampanj med hjälp av listan, skickas inte postförsändelser till tidigare kunder eller till kontakter som inte längre är kopplade till de företag som utgöra den nuvarande kundbasen.