Hva er list vedlikehold?

Listvedlikehold er prosessen for å holde en liste over alle typer oppdatert. Bedrifter opererer med en rekke lister i hele virksomhetsstrukturen, og klientlister og lister over godkjente leverandører er to gode eksempler. Det generelle konseptet for vedlikehold av lister er opptatt av å holde disse og andre viktige lister eid av selskapet så nøyaktige og tidsriktige som mulig. Dette betyr at prosessen med å opprettholde disse listene er en pågående aktivitet som må utføres med jevne mellomrom.

Det er tre grunnleggende typer aktiviteter eller transaksjoner som skjer under prosessen med vedlikehold av lister. Den første aktiviteten er kjent som et tillegg. Dette betyr ganske enkelt at alle nye data som er relevante for oppføringen legges til. For eksempel, hvis selskapet oppretter en avtalefestet avtale med en ny leverandør, legges den leverandøren til i den godkjente leverandørlisten, ofte inkludert nøkkelinformasjon som navn og posisjoner til nøkkelkontakter, start- og sluttdatoer for kontrakten og eventuelle andre spesifikasjoner som er nødvendige for å kunne levere tjenester til kunden riktig.

Den andre typen transaksjoner eller aktivitet som finner sted under vedlikehold av lister, er kjent som en delete eller en remove. I dette tilfellet blir data som tidligere ble inkludert på listen fjernet eller fjernet. Hvis en kunde velger å stenge kontoen sin, og gjøre opp eventuelle utestående saldoer i sin helhet, blir kontoen fjernet fra listen over aktive kunder. Mens noen bedrifter ganske enkelt forkaster disse dataene, tar andre den fjernede kundeinformasjonen og arkiverer dataene på en liste som er forbeholdt tidligere kunder.

Et siste trinn eller en transaksjon knyttet til vedlikehold av lister er kjent som endringen. Dette innebærer normalt å oppdatere en slags informasjon som allerede er på en eksisterende liste. Skulle en kunde gjennomgå en fusjon og begynne å gjøre forretninger under et nytt firmanavn, erstatter det nye navnet det gamle navnet på alle kundepostene som leverandøren opprettholder. Med en kundeprofil som inneholder navnet på viktige beslutningstakere i organisasjonen, kan en endring innebære å fjerne navnet til noen som har forlatt selskapet og erstatt navnet på hans eller hennes etterfølger i samme felt på oppføringen.

Med alle typer vedlikeholdsaktiviteter er ideen å holde listen oppdatert. Dette hjelper til med å minimere muligheten for tid og ressurser til å bli kastet bort av bruken av informasjon som er utdatert eller ikke lenger relevant. For eksempel, ved å opprettholde aktuell informasjon om en kundeoppføring, hjelper det med å sikre at hvis leverandøren ønsker å gjennomføre en direktemailkampanje ved å bruke listen, ikke sendes poststykker til tidligere kunder eller til kontakter som ikke lenger er tilknyttet selskapene som utgjør det nåværende kundegrunnlaget.