Wat is lijstonderhoud?

Lijstonderhoud is het bijhouden van een lijst van elk type actueel. Bedrijven werken met een aantal lijsten in de hele bedrijfsstructuur, met klantlijsten en lijsten met goedgekeurde leveranciers die twee belangrijke voorbeelden zijn. Het algemene concept van lijstonderhoud is erop gericht deze en andere belangrijke lijsten van het bedrijf zo nauwkeurig en tijdig mogelijk te houden. Dit betekent dat het bijhouden van deze lijsten een doorlopende activiteit is die met regelmatige tussenpozen moet worden uitgevoerd.

Er zijn drie basistypen activiteiten of transacties die plaatsvinden tijdens het onderhoud van de lijst. De eerste activiteit staat bekend als een advertentie. Dit betekent eenvoudig dat alle nieuwe gegevens die relevant zijn voor de aanbieding worden toegevoegd. Als het bedrijf bijvoorbeeld een contractuele overeenkomst sluit met een nieuwe leverancier, wordt die leverancier toegevoegd aan de lijst met goedgekeurde leveranciers, vaak met belangrijke informatie zoals de namen en posities van belangrijke contactpersonen, de start- en einddatums voor het contract en andere bijzonderheden die nodig zijn voor het correct leveren van services aan die klant.

Het tweede type transactie of activiteit dat plaatsvindt tijdens het onderhoud van de lijst staat bekend als verwijderen of verwijderen. In dit geval worden gegevens die eerder in de lijst waren opgenomen, verwijderd of verwijderd. Als een klant ervoor kiest zijn of haar account te sluiten en alle openstaande saldi volledig af te wikkelen, wordt dat account verwijderd uit de lijst met actieve klanten. Terwijl sommige bedrijven deze gegevens gewoon weggooien, nemen anderen de verwijderde klantinformatie over en archiveren de gegevens op een lijst die is gereserveerd voor voormalige klanten.

Een laatste stap of transactie in verband met lijstonderhoud staat bekend als de wijziging. Dit houdt normaal gesproken in dat een bepaald soort informatie wordt bijgewerkt die al op een bestaande lijst staat. Als een klant een fusie ondergaat en onder een nieuwe bedrijfsnaam zaken gaat doen, vervangt die nieuwe naam de oude naam in alle klantrecords die door de leverancier worden bijgehouden. Met een klantprofiel dat de naam van belangrijke besluitvormers binnen de organisatie bevat, kan een wijziging inhouden dat de naam wordt verwijderd van iemand die het bedrijf heeft verlaten en de naam van zijn of haar opvolger in hetzelfde veld op de aanbieding vervangt.

Bij elk type lijstonderhoudsactiviteit is het de bedoeling om de lijst actueel te houden. Dit helpt om de kans dat tijd en middelen worden verspild te minimaliseren door het gebruik van informatie die verouderd of niet langer relevant is. Als u bijvoorbeeld actuele informatie over een klantenlijst bijhoudt, zorgt u ervoor dat als de leverancier een direct mailcampagne met behulp van de lijst wil voeren, er geen poststukken worden verzonden naar voormalige klanten of naar contacten die niet langer verbonden zijn aan de bedrijven die het huidige klantenbestand vormen.