Co to jest utrzymanie listy?
Utrzymanie listy jest procesem utrzymywania aktualności listy dowolnego typu. Firmy działają z wieloma listami w całej strukturze korporacyjnej, przy czym listy klientów i listy zatwierdzonych dostawców stanowią dwa najlepsze przykłady. Ogólna koncepcja zarządzania listami polega na tym, aby te i inne ważne listy będące własnością firmy były jak najdokładniejsze i aktualne. Oznacza to, że proces utrzymywania tych list jest ciągłym działaniem, które należy wykonywać w regularnych odstępach czasu.
Istnieją trzy podstawowe rodzaje działań lub transakcji, które występują podczas procesu utrzymywania listy. Pierwsze działanie jest znane jako dodawanie. Oznacza to po prostu, że dodawane są wszelkie nowe dane dotyczące aukcji. Na przykład, jeśli firma zawrze umowę z nowym dostawcą, ten dostawca zostanie dodany do listy zatwierdzonych dostawców, często zawierając kluczowe informacje, takie jak nazwy i pozycje kluczowych kontaktów, daty rozpoczęcia i zakończenia umowy oraz wszelkie inne szczegóły niezbędne do prawidłowego świadczenia usług na rzecz tego klienta.
Drugi typ transakcji lub czynności, które mają miejsce podczas utrzymywania listy, jest znany jako usuwanie lub usuwanie. W tym przypadku dane, które wcześniej znajdowały się na liście, są usuwane lub usuwane. Jeśli klient zdecyduje się zamknąć swoje konto i całkowicie uregulować saldo należności, konto to zostanie usunięte z listy aktywnych klientów. Podczas gdy niektóre firmy po prostu usuwają te dane, inne pobierają usunięte informacje o klientach i archiwizują dane na liście zarezerwowanej dla byłych klientów.
Ostatni krok lub transakcja związana z utrzymywaniem listy jest znana jako zmiana. Zwykle wymaga to aktualizacji pewnego rodzaju informacji, które są już na istniejącej liście. Jeżeli klient przejdzie w fuzję i zacznie prowadzić działalność pod nową nazwą firmy, nowa nazwa zastępuje starą nazwę we wszystkich rejestrach klientów prowadzonych przez dostawcę. W przypadku profilu klienta zawierającego nazwę kluczowych decydentów w organizacji zmiana może obejmować usunięcie nazwiska osoby, która opuściła firmę, i zastąpienie nazwiska jej następcy w tym samym polu na liście.
W przypadku każdego rodzaju czynności związanych z utrzymywaniem listy, celem jest utrzymanie aktualności listy. Takie postępowanie pomaga zminimalizować możliwość marnowania czasu i zasobów dzięki wykorzystaniu nieaktualnych lub już nieistotnych informacji. Na przykład, utrzymywanie bieżących informacji na liście klientów pomaga zapewnić, że jeśli dostawca chce przeprowadzić kampanię mailową z wykorzystaniem tej listy, przesyłki pocztowe nie będą wysyłane do byłych klientów lub kontaktów, które nie są już powiązane z firmami, które tworzą obecną bazę klientów.