Co je údržba seznamu?

Údržba seznamu je proces udržování výpisu jakéhokoli typu proudu. Podniky pracují s řadou seznamů v celé firemní struktuře, přičemž seznamy klientů a seznamy schválených dodavatelů jsou dva hlavní příklady. Obecný koncept údržby seznamu se týká udržování těchto a dalších důležitých seznamů vlastněných společností co nejpřesnější a včas. To znamená, že proces údržby těchto seznamů je probíhající činností, kterou musí být prováděna v pravidelných intervalech.

Existují tři základní typy činností nebo transakcí, které se vyskytují během procesu údržby seznamu. První aktivita je známá jako ADD. To jednoduše znamená, že jsou přidána všechna nová data relevantní pro seznam. Pokud například společnost zavede smluvní dohodu s novým dodavatelem, je tento dodavatel přidán do schváleného seznamu dodavatelů, často včetně klíčových informací, jako jsou jména a pozice klíčových kontaktů, počáteční a koncový data pro smlouvu a ukončení smlouvy aJakákoli jiná specifika, která jsou nezbytná k řádnému poskytování služeb tomuto zákazníkovi.

Druhý typ transakce nebo aktivity, která se odehrává během údržby seznamu, je známý jako smazat nebo odstranit. V tomto případě jsou data, která byla dříve zahrnuta na seznamu, sundána nebo odstraněna. Pokud se zákazník rozhodne uzavřít svůj účet a vypořádat jakékoli nesplacené zůstatky v plném rozsahu, je tento účet odstraněn ze seznamu aktivních zákazníků. Zatímco některé podniky tyto údaje jednoduše zahodí, jiné berou odstraněné informace o zákaznících a archivují data na seznamu, která je vyhrazena pro bývalé zákazníky.

Závěrečný krok nebo transakce spojená s údržbou seznamu je známá jako změna. To obvykle zahrnuje aktualizaci některých typů informací, které jsou již na existujícím seznamu. Pokud by zákazník podstoupil fúzi a začal podnikat pod novým názvem společnosti,Toto nové jméno nahrazuje staré jméno na všech záznamech zákazníků vedené dodavatelem. S profilem zákazníka, který obsahuje jméno klíčových tvůrců rozhodnutí v rámci organizace, může změna zahrnovat odstranění názvu někoho, kdo opustil společnost a nahradil název svého nástupce ve stejném poli na seznamu.

S jakýmkoli typem aktivity údržby seznamu je myšlenkou udržet aktuální zápis. Tímto způsobem pomáhá minimalizovat příležitost pro promarnění času a zdrojů používáním informací, které jsou zastaralé nebo již nejsou relevantní. Například údržba současných informací o seznamu zákazníků pomáhá zajistit, že pokud si dodavatel přeje provést přímou poštovní kampaň pomocí seznamu, nebudou e -mailové kusy odesílány bývalým zákazníkům nebo kontaktům, které již nejsou spojeny se společnostmi, které tvoří současnou zákaznickou základnu.