Co je údržba seznamu?

Údržba seznamu je proces udržování seznamu všech typů aktuálních. Podniky fungují s řadou seznamů v celé podnikové struktuře, přičemž seznamy klientů a seznamy schválených dodavatelů jsou dva hlavní příklady. Obecná koncepce vedení seznamu se týká udržování těchto a dalších důležitých seznamů, které společnost vlastní, co nejpřesnější a nejčasnější. To znamená, že proces udržování těchto seznamů je průběžnou činností, která musí být prováděna v pravidelných intervalech.

Během údržby seznamu existují tři základní typy činností nebo transakcí. První aktivita se nazývá add. To jednoduše znamená, že se přidají jakékoli nové údaje týkající se seznamu. Pokud například společnost uzavře smluvní dohodu s novým prodejcem, přidá se tento dodavatel do seznamu schválených dodavatelů, často včetně klíčových informací, jako jsou jména a pozice klíčových kontaktů, data zahájení a ukončení smlouvy a jakékoli další specifika, která jsou nezbytná pro řádné poskytování služeb tomuto zákazníkovi.

Druhý typ transakce nebo činnosti, která se koná během údržby seznamu, se nazývá odstranění nebo odebrání. V tomto případě jsou data, která byla dříve na seznamu uvedena, odebrána nebo odstraněna. Pokud se zákazník rozhodne zrušit svůj účet a vyrovnat veškeré zůstatky v plné výši, bude tento účet ze seznamu aktivních zákazníků odstraněn. Zatímco některé firmy tato data jednoduše zahodí, jiné vezmou odstraněné informace o zákaznících a archivují je na seznamu, který je vyhrazen bývalým zákazníkům.

Poslední krok nebo transakce spojená s údržbou seznamu je známá jako změna. To obvykle zahrnuje aktualizaci některých typů informací, které jsou již na existujícím seznamu. Pokud zákazník podstoupí fúzi a začne podnikat pod novým názvem společnosti, nahradí toto nové jméno staré jméno ve všech zákaznických záznamech vedených dodavatelem. U zákaznického profilu, který obsahuje jméno klíčových osob s rozhodovací pravomocí v rámci organizace, může změna zahrnovat odstranění jména někoho, kdo opustil společnost, a nahrazení jména svého nástupce ve stejném poli na seznamu.

U všech typů činností údržby seznamu je myšlenkou udržovat aktuální seznam. To pomáhá minimalizovat čas a zdroje, které se mohou plýtvat použitím zastaralých nebo neaktuálních informací. Například udržování aktuálních informací o seznamu zákazníků pomáhá zajistit, že pokud si dodavatel přeje provést přímou poštovní kampaň pomocí seznamu, nebudou poštovní zásilky rozeslány bývalým zákazníkům nebo kontaktům, které již nejsou spojeny se společnostmi, které tvoří stávající zákaznickou základnu.