Hvad er listvedligeholdelse?
Listvedligeholdelse er processen med at holde en fortegnelse over enhver type opdateret. Virksomheder opererer med et antal lister i hele virksomhedsstrukturen, hvor kundelister og lister over godkendte leverandører er to gode eksempler. Det generelle koncept med vedligeholdelse af lister handler om at holde disse og andre vigtige lister, der ejes af virksomheden, så nøjagtige og rettidige som muligt. Dette betyder, at processen med vedligeholdelse af disse lister er en løbende aktivitet, der skal udføres med regelmæssige intervaller.
Der er tre basistyper af aktiviteter eller transaktioner, der forekommer under processen med vedligeholdelse af lister. Den første aktivitet er kendt som en tilføjelse. Dette betyder ganske enkelt, at alle nye data, der er relevante for fortegnelsen, tilføjes. For eksempel, hvis virksomheden indgår en kontraktmæssig aftale med en ny leverandør, tilføjes den leverandør til den godkendte leverandørliste, der ofte inkluderer nøgleoplysninger som navn og placering af nøglekontakter, start- og slutdatoer for kontrakten og enhver anden specifikationer, der er nødvendige for korrekt levering af tjenester til denne kunde.
Den anden type transaktion eller aktivitet, der finder sted under listvedligeholdelse, er kendt som en sletning eller fjernelse. I dette tilfælde tages eller fjernes data, der tidligere var inkluderet på listen. Hvis en kunde vælger at lukke sin konto og afvikle eventuelle udestående beløb fuldt ud, fjernes denne konto fra listen over aktive kunder. Mens nogle virksomheder blot kasserer disse data, tager andre de fjernede kundeoplysninger og arkiverer dataene på en fortegnelse, der er forbeholdt tidligere kunder.
Et sidste trin eller transaktion, der er forbundet med vedligeholdelse af listen, kaldes ændringen. Dette involverer normalt opdatering af en slags information, der allerede findes på en eksisterende liste. Hvis en kunde gennemgår en fusion og begynder at handle under et nyt firmanavn, erstatter det nye navn det gamle navn på alle de kundeposter, som leverandøren har. Med en kundeprofil, der indeholder navnet på de vigtigste beslutningstagere i organisationen, kan en ændring involvere at fjerne navnet på en, der har forladt virksomheden og erstatte navnet på hans eller hendes efterfølger i det samme felt på listen.
Med enhver type vedligeholdelsesaktivitet på listen er ideen at holde fortegnelsen opdateret. Dette hjælper med at minimere muligheden for, at tid og ressourcer spildes ved brug af information, der er forældet eller ikke længere er relevant. For eksempel hjælper vedligeholdelse af aktuelle oplysninger om en kundeliste til at sikre, at hvis leverandøren ønsker at gennemføre en direkte mail-kampagne ved hjælp af listen, ikke sendes poststykker til tidligere kunder eller til kontakter, der ikke længere er tilknyttet de virksomheder, der udgør det nuværende kundegrundlag.