Quelle est la meilleure façon d'écrire une lettre d'affaires?
Lorsque vous écrivez une lettre commerciale, vous devez suivre certains formats. Les formats varient quelque peu et, à moins que vous ne suiviez un cours sur la rédaction d'une lettre commerciale, il est possible que les personnes ne mesurent pas spécifiquement la distance entre le haut de la page et vos adresses, ni entre les adresses répertoriées et vos salutations. Lorsque vous écrivez une lettre professionnelle, l’aspect le plus important est de bien préciser votre objectif (pourquoi vous écrivez cette lettre). Néanmoins, vous devez vous familiariser avec un format de base avant de commencer à vous soucier de quoi et comment vous allez écrire.
Si vous utilisez un programme de traitement de texte, recherchez dans votre programme des modèles de lettre commerciale. Celles-ci peuvent faciliter votre travail car elles ont des marges prédéfinies et vous indiquent généralement exactement où placer des éléments tels que des adresses. Si vous ne disposez pas d'un tel modèle, votre lettre peut être formatée de deux manières. Le premier est appelé format de bloc et le second format en retrait . Sauf indication contraire, vous pouvez utiliser le format ou l'une de leurs variantes. La grande différence entre les deux formats est que les paragraphes ne comportent pas d'indentation et que le texte peut être justifié, de sorte que chaque ligne a la même longueur. Dans le format indenté, toutes les lignes n'auront pas exactement la même longueur et la première phrase de chaque paragraphe comportera cinq espaces indentés.
Il existe peu de variations avec chaque format. Cette explication visera donc une façon d'écrire rapidement une lettre professionnelle, en utilisant le format de bloc, sans justifier votre texte. La lettre professionnelle doit comporter les marges suivantes: un pouce (2,54 cm) en haut, en bas, à gauche et à droite. Vérifiez votre programme de traitement de texte avant de commencer et définissez ces marges si nécessaire. La police doit être de 12 points et Times New Roman est le choix préféré.
Si vous tapez sur du papier à en-tête de la société, vous n'avez pas besoin de commencer la lettre par votre adresse. Si vous utilisez du papier standard, commencez par indiquer votre adresse dans la marge supérieure. Il n'est pas nécessaire d'inclure votre nom avec votre adresse. Indiquez simplement votre adresse et, si vous le souhaitez, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique. Ajoutez une date directement après l'adresse. Vous pouvez indenter votre adresse pour qu'elle affleure la marge droite, mais elle peut simplement commencer par la marge gauche, ce qui est plus facile.
Passez une ligne et écrivez le nom de la personne à qui vous écrivez, son titre ou son entreprise et son adresse. Chaque entrée telle que le nom, le titre et l'adresse municipale doit figurer sur une ligne distincte. La ville, l'état et le code postal doivent constituer la dernière ligne. L'ordre suivant est requis pour l'adresse: Société, Personne, Titre et Adresse.
Passer une autre ligne et commencer par votre salut. Cela devrait être formel. Si vous écrivez à Mme Smith, vous écrirez, chère madame Smith: Utilisez deux points au lieu d'une virgule après la salutation.
Espace d'une ligne et commencez votre premier paragraphe du corps. Assurez-vous d’indiquer clairement l’intention de la lettre dans ce premier paragraphe. Utilisez des paragraphes supplémentaires, avec un espace entre les deux, au besoin pour développer votre propos ou donner des exemples. Après avoir terminé les paragraphes du corps, passez d’une ligne à l’autre et écrivez «Sincèrement» votre remarque finale, puis passez à une ligne de l’arbre à quatre lignes avant de taper votre nom et votre titre, le cas échéant. Avant d’envoyer la lettre professionnelle, n’oubliez pas de signer physiquement votre nom à l’encre noire dans l’espace entre votre nom de clôture et votre nom dactylographié.
Lorsque vous écrivez une lettre commerciale, votre objectif est de bien faire passer votre message. Vous ne pouvez pas être efficace si votre lettre est semée d’erreurs. Ne lancez pas simplement une vérification orthographique, mais examinez également votre papier à la recherche d’erreurs grammaticales, de mots confus et de problèmes de ponctuation. Lisez la lettre à voix haute pour vous assurer que vous transmettez clairement votre message. Utilisez un langage simple, mais évitez les contractions ou tout argot. Une lettre commerciale bien écrite qui aborde directement le problème est très importante, surtout si vous écrivez pour une autre entreprise. Votre capacité à rédiger une lettre commerciale facile à comprendre et sans erreur reflète le professionnalisme de votre entreprise.