Was ist der beste Weg, um einen Geschäftsbrief zu schreiben?
Wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben, müssen Sie bestimmte Formate einhalten. Die Formate sind unterschiedlich. Wenn Sie nicht lernen, wie ein Geschäftsbrief zu schreiben ist, wird der Abstand zwischen dem oberen Rand der Seite und Ihren Adressen sowie zwischen den angegebenen Adressen und Ihrer Anrede möglicherweise nicht speziell gemessen. Der wichtigste Aspekt, wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben, ist, Ihren Zweck - warum Sie den Brief schreiben - klar zu formulieren. Dennoch sollten Sie mit einem grundlegenden Format vertraut sein, bevor Sie sich Gedanken darüber machen, was und wie Sie schreiben.
Wenn Sie ein Textverarbeitungsprogramm verwenden, überprüfen Sie Ihr Programm auf Geschäftsbriefvorlagen. Diese können Ihre Arbeit erleichtern, da sie die Ränder voreingestellt haben und Sie normalerweise genau darüber informieren, wo Sie Dinge wie Adressen platzieren müssen. Wenn Sie keine solche Vorlage haben, können Sie Ihren Brief auf zwei Arten formatieren. Das erste wird Blockformat und das zweite eingerückte Format genannt . Sofern nicht anders angegeben, können Sie entweder das Format oder eine der Variationen verwenden. Der große Unterschied zwischen den beiden Formaten besteht darin, dass Absätze keine Einrückungen aufweisen und der Text möglicherweise so ausgerichtet ist, dass jede Zeile dieselbe Länge hat. Im eingerückten Format sind nicht alle Zeilen genau gleich lang, und der erste Satz jedes Absatzes wird um fünf Stellen eingerückt.
Da für jedes Format nur geringfügige Abweichungen gelten, wird in dieser Erläuterung eine Möglichkeit beschrieben, schnell einen Geschäftsbrief im Blockformat zu schreiben, ohne den Text zu begründen. Der Geschäftsbrief sollte die folgenden Ränder haben: ein Zoll (2,54 cm) oben, unten, links und rechts. Überprüfen Sie Ihr Textverarbeitungsprogramm, bevor Sie beginnen, und stellen Sie diese Ränder gegebenenfalls ein. Die Schriftart sollte 12 Punkte betragen, und Times New Roman ist die bevorzugte Wahl.
Wenn Sie einen Firmenbriefkopf eingeben, müssen Sie den Brief nicht mit Ihrer Adresse beginnen. Wenn Sie Standardpapier verwenden, sollten Sie am oberen Rand mit Ihrer Adresse beginnen. Es ist nicht erforderlich, Ihren Namen in Ihre Adresse aufzunehmen. Geben Sie einfach Ihre Adresse und, falls gewünscht, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse an. Fügen Sie ein Datum direkt nach der Adresse ein. Sie können Ihre Adresse so einrücken, dass sie bündig mit dem rechten Rand abschließt, aber Sie können einfach am linken Rand beginnen, was einfacher ist.
Überspringen Sie eine Zeile und schreiben Sie den Namen der Person, an die Sie schreiben, ihren Titel oder ihre Firma und ihre Adresse. Jeder Eintrag wie Name, Titel und Straße sollte in einer separaten Zeile stehen. Stadt, Bundesland und Postleitzahl sollten die letzte Zeile bilden. Die folgende Reihenfolge ist für die Adresse erforderlich: Firma, Person, Titel und Adresse.
Überspringen Sie eine andere Zeile und beginnen Sie mit Ihrer Anrede. Dies sollte formal sein. Wenn Sie an Frau Smith schreiben, schreiben Sie Sehr geehrte Frau Smith :. Verwenden Sie nach der Anrede einen Doppelpunkt anstelle eines Kommas.
Platzieren Sie eine Zeile nach unten und beginnen Sie Ihren ersten Textabschnitt. Stellen Sie sicher, dass Sie die Absicht des Briefes in diesem ersten Absatz klar angeben. Verwenden Sie nach Bedarf zusätzliche Absätze mit einem Leerzeichen dazwischen, um Ihren Punkt zu erweitern oder Beispiele zu nennen. Überspringen Sie nach Abschluss der Textabsätze eine Zeile nach unten und schreiben Sie in Ihrer abschließenden Bemerkung „Mit freundlichen Grüßen“. Springen Sie dann in vier Zeilen nach unten, bevor Sie Ihren Namen und, falls vorhanden, Ihren Titel eingeben. Vergessen Sie nicht, vor dem Versand des Geschäftsbriefs Ihren Namen in schwarzer Tinte zwischen Ihrem Abschluss und Ihrem eingegebenen Namen zu unterschreiben.
Das Ziel, wenn Sie einen Geschäftsbrief schreiben, ist es, Ihren Standpunkt effektiv zu vermitteln. Sie können nicht effektiv sein, wenn Ihr Brief mit Fehlern behaftet ist. Führen Sie nicht nur eine Rechtschreibprüfung durch, sondern überprüfen Sie Ihre Arbeit auch auf Grammatikfehler, häufig verwirrte Wörter und Interpunktionsprobleme. Lesen Sie den Brief vor, um sicherzugehen, dass Sie Ihren Standpunkt klar zum Ausdruck bringen. Verwenden Sie eine einfache Sprache, aber vermeiden Sie Kontraktionen oder Slang. Ein gut geschriebener Geschäftsbrief, der direkt auf den Punkt kommt, ist sehr wichtig, besonders wenn Sie aus einem anderen Geschäft schreiben. Ihre Fähigkeit, einen leicht verständlichen und fehlerfreien Geschäftsbrief zu schreiben, spiegelt die Professionalität Ihres Unternehmens wider.