비즈니스 서신을 작성하는 가장 좋은 방법은 무엇입니까?

비즈니스 서신을 작성할 때는 특정 형식을 따라야합니다. 형식은 약간의 차이가 있으며 비즈니스 서신을 작성하는 방법에 대한 강의를 수강하지 않는 한 사람들은 페이지 상단과 주소 사이의 거리와 나열된 주소와 인사말 사이의 거리를 구체적으로 측정하지 않을 수 있습니다. 비즈니스 서신을 작성할 때 가장 중요한 측면은 서한을 쓰는 이유를 명확하게하는 것입니다. 그럼에도 불구하고 무엇을 어떻게 작성할지 걱정하기 전에 기본 형식에 익숙해야합니다.

워드 프로세싱 프로그램을 사용하는 경우 프로그램에서 비즈니스 레터 템플릿을 확인하십시오. 이것들은 여백을 미리 설정하고 일반적으로 주소와 같은 것을 어디에 놓을 것인지 정확하게 알려주기 때문에 작업을 더 쉽게 할 수 있습니다. 이러한 템플릿이 없으면 두 가지 방법으로 편지 서식을 지정할 수 있습니다. 첫 번째는 블록 형식 이고 두 번째는 들여 쓰기 형식 입니다. 지정하지 않으면 형식이나 변형을 사용할 수 있습니다. 두 형식의 큰 차이점은 단락에 들여 쓰기가 없으며 각 줄의 길이가 동일하므로 텍스트가 정렬 될 수 있다는 것입니다. 들여 쓰기 형식으로 모든 줄의 길이가 정확히 같은 것은 아니며 각 단락의 첫 문장은 5 칸 들여 쓰기됩니다.

각 형식마다 변형이 거의 없으므로이 설명에서는 텍스트를 정당화하지 않고 블록 형식을 사용하여 비즈니스 서신을 빠르게 작성할 수 있습니다. 비즈니스 서신에는 다음과 같은 여백이 있어야합니다. 위쪽, 아래쪽, 왼쪽 및 오른쪽에 1 인치 (2.54cm). 시작하기 전에 워드 프로세싱 프로그램을 확인하고 필요한 경우이 여백을 설정하십시오. 글꼴은 12 포인트 여야하며 Times New Roman이 선호됩니다.

회사 레터 헤드에 입력하는 경우 주소로 편지를 시작할 필요가 없습니다. 표준 용지를 사용하는 경우 주소와 함께 맨 위 여백에서 시작해야합니다. 귀하의 이름을 귀하의 주소와 함께 포함시킬 필요는 없습니다. 주소와 원하는 경우 전화 번호와 이메일을 포함하십시오. 주소 바로 뒤에 날짜를 추가하십시오. 오른쪽 여백으로 플러시되도록 주소를 들여 쓸 수 있지만 왼쪽 여백에서 간단히 시작할 수 있습니다.

줄을 건너 뛰고 쓰고있는 사람의 이름, 직함 또는 회사 및 주소를 쓰십시오. 이름, 직책 및 주소와 같은 각 항목은 별도의 줄에 있어야합니다. 도시, 주 및 우편 번호는 마지막 줄을 구성해야합니다. 주소에는 회사, 개인, 직책 및 주소 순서가 필요합니다.

다른 줄을 건너 뛰고 경례로 시작하십시오. 공식적인 것이어야합니다. Smith 선생님에게 편지를 쓰고 있다면 Smith님께 : 인사말 후 쉼표 대신 콜론을 사용하십시오.

한 줄 간격을두고 첫 번째 본문 단락을 시작하십시오. 이 첫 번째 문단에 서한의 의도를 분명히 명시하십시오. 요점을 넓히거나 예를 들기 위해 필요에 따라 간격을두고 추가 단락을 사용하십시오. 본문 단락을 마친 후 한 줄을 건너 뛰고“Sincerely”라고 말하고 닫는 말을 한 다음 이름을 입력하기 전에 나무를 네 줄로 건너 뜁니다. 비즈니스 서신을 우편으로 발송하기 전에 닫는 이름과 입력 한 이름 사이의 공간에 검은 색 잉크로 이름을 실제로 서명해야합니다.

비즈니스 서신을 작성할 때의 목표는 자신의 요점을 효과적으로 전달하는 것입니다. 편지에 오류가 있으면 효과가 없습니다. 맞춤법 검사를 실행하는 것뿐만 아니라 문법 오류, 일반적으로 혼동되는 단어 및 문장 부호 문제에 대해 논문을 검토하십시오. 자신의 요점을 명확하게 전달하고 있는지 확인하려면 편지를 큰 소리로 읽으십시오. 간단한 언어를 사용하되 수축이나 속어는 피하십시오. 특히 다른 비즈니스에서 글을 쓰는 경우, 직접 작성된 잘 작성된 비즈니스 서신이 매우 중요합니다. 쉽게 이해할 수 있고 오류가없는 비즈니스 서신을 작성할 수있는 능력은 회사의 전문성을 반영합니다.