Hva er den beste måten å skrive et forretningsbrev?

Når du skriver et forretningsbrev, forventes det at du følger visse formater. Formater har en viss variasjon, og med mindre du tar en klasse i hvordan du skriver et forretningsbrev, er det ikke sikkert folk måler avstanden mellom toppen av siden og adressene dine, og mellom adressene som er oppført og hilsenen din. Det viktigste aspektet når du skriver et forretningsbrev er å gjøre formålet ditt - hvorfor du skriver brevet - veldig tydelig. Likevel bør du være kjent med et grunnleggende format, før du begynner å bekymre deg for hva og hvordan du skal skrive.

Hvis du bruker et tekstbehandlingsprogram, sjekk programmet for forretningsbrevmaler. Disse kan gjøre jobben din enklere fordi de har forhåndsinnstilt marginer og vanligvis informerer deg nøyaktig hvor du skal plassere ting som adresser. Hvis du ikke har en slik mal, kan brevet ditt formateres på to måter. Det første kalles blokkformat og det andre innrykkede formatet . Med mindre det er spesifisert, kan du bruke enten format eller hvilken som helst av deres varianter. Den store forskjellen mellom de to formatene er at avsnitt ikke har innrykk, og tekst kan rettferdiggjøres, så hver linje er av samme lengde. I innrykket format vil ikke alle linjene være nøyaktig like lange, og første setning i hvert avsnitt blir innrykket fem mellomrom.

Små varianter finnes med hvert format, så denne forklaringen vil ta sikte på en måte å raskt skrive et forretningsbrev med blokkformat uten å rettferdiggjøre teksten din. Forretningsbrevet skal ha følgende marginer: 2,54 cm på toppen, bunnen, venstre og høyre. Sjekk tekstbehandlingsprogrammet før du begynner og angi disse marginene om nødvendig. Font skal være 12 poeng, og Times New Roman er det foretrukne valget.

Hvis du skriver på firmaets brevhode, trenger du ikke begynne brevet med adressen din. Hvis du bruker standardpapir, bør du begynne på toppmargen med adressen din. Det er unødvendig å inkludere navnet ditt på adressen din. Bare skriv inn adressen din, og hvis du ønsker det, telefonnummer og e-post. Legg til en dato rett etter adressen. Du kan føre innrykk på adressen din slik at den kommer i flukt med høyre margin, men den kan ganske enkelt begynne i venstre margin, noe som er enklere.

Hopp over en linje og skriv navnet på personen du skriver til, tittelen eller selskapet og adressen hans. Hver oppføring som navn, tittel og gateadresse skal være på en egen linje. By, stat og postnummer skal utgjøre den siste linjen. Følgende ordre er nødvendig for adressen: Firma, person, tittel og adresse.

Hopp over en annen linje og begynn med hilsenen din. Dette skal være formelt. Hvis du skriver til Ms. Smith, skriver du Kjære Ms. Bruk en kolon i stedet for et komma etter hilsningen.

Plasser en linje ned og begynn ditt første avsnitt. Sørg for å tydelig oppgi intensjonen om brevet i dette første ledd. Bruk flere avsnitt, med ett mellomrom etter behov for å utvide poenget ditt eller gi eksempler. Etter å ha fullført hoveddelen, hopp over en linje og skriv "Med vennlig hilsen" din avsluttende kommentar, og hopp deretter over tre til fire linjer før du skriver navnet ditt og tittelen hvis du har en. Før forretningsbrevet sendes, ikke glem å fysisk signere navnet ditt med svart blekk i mellomrommet mellom lukkingen og det skrevne navnet ditt.

Målet når du skriver et forretningsbrev er å formidle poenget ditt effektivt. Du kan ikke være effektiv hvis brevet ditt er fulle av feil. Ikke bare stavekontroll, men undersøk også papiret ditt for grammatiske feil, ofte forvirrede ord og tegnsettingsproblemer. Les brevet høyt for å være sikker på at du formidler poenget ditt tydelig. Bruk enkelt språk, men unngå sammentrekninger eller slang. Et velskrevet forretningsbrev som kommer direkte til poenget er veldig viktig, spesielt hvis du skriver fra en annen virksomhet. Din evne til å skrive et forretningsbrev som er lett forstått og feilfritt gjenspeiler profesjonaliteten til bedriften din.