Jaký je nejlepší způsob, jak napsat obchodní dopis?

Když píšete obchodní dopis, očekává se, že budete dodržovat určité formáty. Formáty mají určité variace a pokud neberete třídu o tom, jak napsat obchodní dopis, lidé nemusí konkrétně měřit vzdálenost mezi horní částí stránky a vašimi adresami a mezi uvedenými adresami a oslovením. Nejdůležitějším aspektem při psaní obchodního dopisu je, aby byl váš účel - proč píšete dopis - velmi jasný. Přesto byste měli být obeznámeni se základním formátem, než začnete dělat starosti s tím, co a jak budete psát.

Pokud používáte program pro zpracování textu, zkontrolujte v programu šablony obchodních dopisů. To vám může usnadnit práci, protože mají předem nastavené okraje a obvykle vás přesně informují, kam umístit věci, jako jsou adresy. Pokud takovou šablonu nemáte, můžete svůj dopis naformátovat dvěma způsoby. První se nazývá blokový formát a druhý odsazený formát . Pokud není uvedeno jinak, můžete použít buď formát, nebo jakoukoli jejich variantu. Velký rozdíl mezi těmito dvěma formáty je v tom, že odstavce nemají odsazení a text může být odůvodněn, takže každý řádek má stejnou délku. V odsazeném formátu nebudou všechny řádky přesně stejné délky a první věta každého odstavce bude odsazena o pět mezer.

U každého formátu existují malé variace, takže cílem tohoto vysvětlení je jeden způsob, jak rychle napsat obchodní dopis pomocí formátu bloku, aniž by byl váš text odůvodněn. Obchodní dopis by měl mít následující okraje: jeden palec (2,54 cm) nahoře, dole, vlevo a vpravo. Než začnete, zkontrolujte textový editor a v případě potřeby nastavte tyto okraje. Písmo by mělo být 12 bodů a preferovanou volbou je Times New Roman.

Pokud píšete na hlavičkový papír společnosti, nemusíte začínat dopisem svou adresou. Pokud používáte standardní papír, měli byste začít u horního okraje s vaší adresou. Není nutné uvádět své jméno s vaší adresou. Jednoduše uveďte svou adresu, a pokud si přejete, telefonní číslo a e-mail. Přidejte datum přímo za adresu. Svou adresu můžete odsadit tak, aby byla zarovnána s pravým okrajem, ale jednoduše může začít od levého okraje, což je snazší.

Vynechejte řádek a napište jméno osoby, které píšete, její název nebo společnost a adresu. Každá položka, jako je jméno, název a adresa ulice, by měla být na samostatném řádku. Město, stát a PSČ by měly tvořit poslední řádek. Následující adresa je nutná pro adresu: společnost, osoba, název a adresa.

Přeskočte další řádek a začněte pozdravem. To by mělo být formální. Pokud píšete paní Smithové, napíšete Vážení paní Smithová: Po oslovení použijte dvojtečku místo čárky.

Umístěte mezeru o jeden řádek a začněte s prvním odstavcem. Nezapomeňte jasně uvést úmysl dopisu v tomto prvním odstavci. Podle potřeby použijte další odstavce s mezerou mezi nimi, abyste mohli svůj bod rozbalit nebo uvést příklady. Po dokončení odstavců těla přeskočte jeden řádek dolů a napište „S pozdravem“, svou závěrečnou poznámku, poté přeskočte o strom asi na čtyři řádky, než zadáte své jméno, a název, pokud jej máte. Před zasláním obchodního dopisu nezapomeňte fyzicky podepsat své jméno černým inkoustem v mezeře mezi vaším uzávěrem a zadaným jménem.

Cílem při psaní obchodního dopisu je efektivně vyjádřit svůj názor. Nemůžete být efektivní, pokud je váš dopis plný chyb. Neprovádějte pouze kontrolu pravopisu, ale také prozkoumejte v příspěvku gramatické chyby, často zaměněná slova a problémy s interpunkcí. Přečtěte si dopis nahlas, abyste se ujistili, že jasně vyjadřujete svůj názor. Používejte jednoduchý jazyk, ale vyhýbejte se kontrakcím nebo slangu. Dobře napsaný obchodní dopis, který přichází k věci přímo, je velmi důležitý, zejména pokud píšete od jiného podniku. Vaše schopnost napsat obchodní dopis, který je snadno srozumitelný a bezchybný, odráží profesionalitu vaší společnosti.