Jaký je nejlepší způsob, jak napsat obchodní dopis?

Když píšete obchodní dopis, očekává se, že budete sledovat určité formáty. Formáty mají určitou variantu a pokud nepřebíráte třídu, jak napsat obchodní dopis, lidé nemusí měřit výslovně vzdálenost mezi horní část stránky a vašimi adresami a mezi uvedenými adresami a vaším osvobozením. Nejdůležitějším aspektem, když píšete obchodní dopis, je vytvořit svůj účel - proč píšete dopis - velmi jasné. Přesto byste měli být obeznámeni s základním formátem, než se začnete bát toho, co a jak budete psát. Mohou vám usnadnit vaši práci, protože mají přednastavení okrajů a obvykle vás přesně informují o tom, kde umístit věci, jako jsou adresy. Pokud takovou šablonu nemáte, může být váš dopis naformátován dvěma způsoby. První se nazývá Formát Block a druhý odsazený formát . Pokud není uvedeno, můžete použít formát nebo jakoukoli z jejich variací. Velký rozdíl mezi těmito dvěma formáty spočívá v tom, že odstavce nemají odsazení a text může být odůvodněn, takže každá řádek je stejná délka. V odsazeném formátu budou ne všechny řádky přesně stejnou délkou a první věta každého odstavce bude odsazena pět prostorů.

V každém formátu existují malé variace, takže toto vysvětlení bude zaměřeno na jeden způsob, jak rychle napsat obchodní dopis pomocí formátu bloku, aniž by odůvodnil váš text. Obchodní dopis by měl mít následující okraje: jeden palec (2,54 cm) nahoře, dole, vlevo a vpravo. Než začnete, zkontrolujte svůj program zpracování textu a v případě potřeby nastavte tyto marže. Písmo by mělo být 12 bodů a Times New Roman je preferovanou volbou.

Pokud píšete na hlavičce společnosti, nemusíte začít dopis s vaší adresou. Pokud používáte STAPapír ndard, měli byste začít s nejvyšším okrajem s vaší adresou. Není nutné zahrnout své jméno do vaší adresy. Jednoduše uveďte svou adresu a pokud si přejete, telefonní číslo a e -mail. Přidejte datum přímo za adresou. Svou adresu můžete odsazovat tak, aby se spláchla se správným okrajem, ale jednoduše může začít na levém okraji, což je snazší.

Přeskočte řádek a napište název osoby, které píšete, jejich titul nebo společnost a jejich adresu. Každá položka jako jméno, název a adresa ulice by měla být na samostatném řádku. Město, stát a PSČ by měly tvořit poslední řádek. Pro adresu je zapotřebí následující objednávka: společnost, osoba, název a adresa.

Přeskočte další řádek a začněte svým pozdravem. To by mělo být formální. Pokud píšete paní Smithové, napíšete drahou paní Smithovou:. Po oslovení použijte místo čárky namísto čárky.

Space po jednom řádku a začněte svůj první odstavec těla. Nezapomeňte jasně száměr dopisu v tomto prvním odstavci. Použijte další odstavce, s jedním prostorem mezi tím, podle potřeby k rozšíření vašeho bodu nebo uvedení příkladů. Po dokončení odstavců těla přeskočte jeden řádek a napište „upřímně“, vaši závěrečnou poznámku a poté přeskočte na strom na čtyři řádky před zadáním svého jména a název, pokud jej máte. Než bude zasílán obchodní dopis, nezapomeňte fyzicky podepsat své jméno černým inkoustem v prostoru mezi vaším uzavřením a typiným jménem.

Cílem, když píšete obchodní dopis, je efektivně zprostředkovat váš názor. Nemůžete být efektivní, pokud je váš dopis plný chyb. Neprovozujte jen kontrolu pravopisu, ale také prozkoumejte svůj papír na jakékoli gramatické chyby, běžně zmatená slova a problémy s interpunkcí. Přečtěte si dopis nahlas, abyste se ujistili, že jasně předáváte svůj bod. Používejte jednoduchý jazyk, ale vyhýbejte se kontrakcím nebo jakémukoli slangu. Dobře napsaný obchodní dopis, který přichází k bodovému směruTly je velmi důležitá, zejména pokud píšete z jiného podnikání. Vaše schopnost napsat obchodní dopis, který je snadno pochopitelný a bez chyb odráží profesionalitu vaší společnosti.