Wat is de beste manier om een ​​zakelijke brief te schrijven?

Wanneer u een zakelijke brief schrijft, wordt van u verwacht dat u bepaalde indelingen volgt. Indelingen hebben enige variatie en tenzij u een cursus volgt over het schrijven van een zakelijke brief, meten mensen mogelijk niet specifiek de afstand tussen de bovenkant van de pagina en uw adressen, en tussen de vermelde adressen en uw aanhef. Het belangrijkste aspect wanneer u een zakelijke brief schrijft, is om uw doel - waarom u de brief schrijft - heel duidelijk te maken. Toch moet je bekend zijn met een basisformaat, voordat je je zorgen begint te maken over wat en hoe je gaat schrijven.

Als u een tekstverwerkingsprogramma gebruikt, controleert u uw programma op zakelijke briefsjablonen. Deze kunnen uw taak eenvoudiger maken, omdat ze de marges hebben ingesteld en u meestal precies informeren waar u dingen zoals adressen kunt plaatsen. Als je zo'n sjabloon niet hebt, kan je brief op twee manieren worden opgemaakt. De eerste heet blokformaat en het tweede ingesprongen formaat . Tenzij anders aangegeven, kunt u een van de indelingen of een van hun variaties gebruiken. Het grote verschil tussen de twee indelingen is dat alinea's geen inspringingen hebben en dat tekst gerechtvaardigd kan zijn, zodat elke regel even lang is. In ingesprongen opmaak zullen niet alle regels exact dezelfde lengte hebben en zal de eerste zin van elke alinea vijf spaties inspringen.

Er zijn kleine variaties met elk formaat, dus deze uitleg is bedoeld voor een manier om snel een zakelijke brief te schrijven, met behulp van blokformaat, zonder uw tekst te rechtvaardigen. De zakelijke brief moet de volgende marges hebben: een inch (2,54 cm) boven, onder, links en rechts. Controleer uw tekstverwerkingsprogramma voordat u begint en stel deze marges in indien nodig. Het lettertype moet 12 punten zijn en Times New Roman heeft de voorkeur.

Als u op het briefhoofd van het bedrijf typt, hoeft u de brief niet met uw adres te beginnen. Als u standaardpapier gebruikt, moet u beginnen met de bovenmarge met uw adres. Het is niet nodig om uw naam bij uw adres te vermelden. Vermeld eenvoudig uw adres en, indien gewenst, telefoonnummer en e-mail. Voeg een datum direct achter het adres toe. U kunt uw adres laten inspringen zodat het gelijk komt met de rechtermarge, maar het kan eenvoudig beginnen met de linkermarge, wat eenvoudiger is.

Sla een regel over en schrijf de naam van de persoon aan wie u schrijft, hun titel of bedrijf en hun adres. Elk item zoals naam, titel en straatadres moet op een afzonderlijke regel staan. Plaats, provincie en postcode moeten de laatste regel vormen. De volgende volgorde is nodig voor het adres: Bedrijf, Persoon, Titel en Adres.

Sla nog een regel over en begin met uw aanhef. Dit moet formeel zijn. Als u naar mevrouw Smith schrijft, schrijft u Geachte mevrouw Smith :. Gebruik een dubbele punt in plaats van een komma na de aanhef.

Spatie een regel naar beneden en begin uw eerste lichaamsalinea. Zorg ervoor dat u de bedoeling van de brief duidelijk vermeldt in deze eerste alinea. Gebruik zo nodig extra alinea's, met één spatie ertussen, om uw punt uit te breiden of voorbeelden te geven. Nadat u de hoofdtekstparagrafen hebt voltooid, gaat u één regel omlaag en schrijft u 'Met vriendelijke groet', uw slotopmerking, springt u vervolgens ongeveer vier regels over voordat u uw naam typt en uw titel als u die hebt. Vergeet niet om uw naam fysiek te ondertekenen met zwarte inkt in de ruimte tussen uw afsluitende en uw getypte naam voordat de zakelijke brief wordt verzonden.

Het doel wanneer u een zakelijke brief schrijft, is om uw punt effectief over te brengen. U kunt niet effectief zijn als uw brief vol fouten zit. Voer niet alleen een spellingcontrole uit, maar onderzoek ook uw paper op grammaticale fouten, vaak verwarde woorden en interpunctieproblemen. Lees de brief hardop om ervoor te zorgen dat u uw punt duidelijk overbrengt. Gebruik eenvoudige taal, maar vermijd weeën of slang. Een goed geschreven zakelijke brief die direct ter zake komt, is erg belangrijk, vooral als u vanuit een ander bedrijf schrijft. Uw vermogen om een ​​zakelijke brief te schrijven die gemakkelijk te begrijpen en foutloos is, weerspiegelt de professionaliteit van uw bedrijf.