ビジネスレターを書く最良の方法は何ですか？

ビジネスレターを書くとき、特定のフォーマットに従うことが期待されています。 形式にはいくつかのバリエーションがあり、ビジネスレターの書き方のクラスを取っていない限り、人々はページの上部と住所の間、リストされている住所とあいさつ文の間の距離を明確に測定できない場合があります。 ビジネスレターを書くときの最も重要な側面は、目的を明確にすることです。なぜ手紙を書いているのかを明確にすることです。 それにもかかわらず、何をどのように書くか心配する前に、基本的なフォーマットに精通している必要があります。

ワープロプログラムを使用する場合は、ビジネスレターのテンプレートについてプログラムを確認してください。 これらはマージンを事前設定しており、通常は住所などを配置する場所を正確に通知するため、作業が簡単になります。 そのようなテンプレートがない場合、レターは2つの方法でフォーマットできます。 1つ目はブロック形式と呼ばれ、2つ目はインデント形式です 。 指定がない限り、フォーマットまたはそのバリエーションを使用できます。 2つの形式の大きな違いは、段落にインデントがなく、各行が同じ長さになるようにテキストを揃えることができることです。 インデント形式では、すべての行が正確に同じ長さになるわけではなく、各段落の最初の文は5スペース分インデントされます。

各形式にはほとんど違いがないため、この説明では、テキストを正当化せずに、ブロック形式を使用してビジネスレターをすばやく書く方法の1つを目指します。 ビジネスレターには、上下左右に1インチ（2.54 cm）のマージンが必要です。 開始する前にワードプロセッシングプログラムを確認し、必要に応じてこれらのマージンを設定します。 フォントは12ポイントである必要があり、Times New Romanが推奨される選択肢です。

会社のレターヘッドに入力する場合は、自分の住所で手紙を始める必要はありません。 標準の用紙を使用している場合は、住所の上部マージンから始める必要があります。 住所に名前を含める必要はありません。 住所と、必要に応じて電話番号とメールを入力してください。 住所の直後に日付を追加します。 アドレスをインデントして右マージンと同じ高さにすることもできますが、単純に左マージンから開始する方が簡単です。

行をスキップして、あなたが書いている相手の名前、役職または会社、および住所を書きます。 名前、タイトル、住所などの各エントリは、別々の行に入力する必要があります。 都市、州、郵便番号が最後の行を構成する必要があります。 住所には、会社、個人、役職、住所の順序が必要です。

別の行をスキップして、挨拶から始めます。 これは正式なものでなければなりません。 スミスさんに手紙を書いている場合は、スミスさんに手紙を書きます。 挨拶の後に、コンマの代わりにコロンを使用します。

1行下にスペースを空けて、最初の本文段落を開始します。 この最初の段落の中で、手紙の意図を明確に述べてください。 必要に応じて、1つのスペースを挟んで追加の段落を使用して、ポイントを拡張したり、例を挙げてください。 本文の段落が終わったら、1行下にスキップして「誠意をこめて」と書き、最後にツリーを4行にスキップしてから、名前とタイトル（ある場合）を入力します。 ビジネスレターを郵送する前に、最後の名前と入力した名前の間のスペースに黒インクで名前に物理的に署名することを忘れないでください。

ビジネスレターを書くときの目標は、あなたのポイントを効果的に伝えることです。 あなたの手紙に誤りがたくさんある場合、あなたは効果的ではありません。 スペルチェックを実行するだけでなく、文法上の誤り、よく混同される単語、句読点の問題についても論文を調べてください。 手紙を声に出して読み、自分の主張を明確に伝えていることを確認してください。 シンプルな言語を使用しますが、縮約やスラングは避けてください。 特に別のビジネスから執筆している場合は、特に重要な点で直接書かれたビジネスレターが非常に重要です。 簡単に理解でき、間違いのないビジネスレターを書く能力は、あなたの会社のプロ意識を反映しています。