Vad är det bästa sättet att skriva ett företagsbrev?
När du skriver ett företagsbrev förväntas du följa vissa format. Formaterna har en viss variation och om du inte tar en klass om hur du skriver ett företagsbrev, kanske människor inte specifikt mäter avståndet mellan toppen av sidan och dina adresser och mellan listade adresser och din hälsning. Den viktigaste aspekten när du skriver ett företagsbrev är att göra ditt syfte - varför du skriver brevet - mycket tydligt. Ändå bör du känna till ett grundläggande format innan du börjar oroa dig för vad och hur du ska skriva.
Om du använder ett ordbehandlingsprogram, kolla ditt program för affärsbrevmallar. Dessa kan göra ditt jobb enklare eftersom de har förinställda marginaler och vanligtvis informerar dig exakt var du ska placera saker som adresser. Om du inte har en sådan mall kan ditt brev formateras på två sätt. Det första kallas blockformat och det andra indragna formatet . Om inget annat anges kan du använda antingen format eller någon av deras variationer. Den stora skillnaden mellan de två formaten är att stycken inte har intryck, och texten kan motiveras så att varje rad har samma längd. I indraget format kommer inte alla rader att vara exakt samma längd, och den första meningen i varje stycke kommer att vara inrymt fem mellanslag.
Små variationer finns med varje format, så denna förklaring syftar till ett sätt att snabbt skriva ett företagsbrev med blockformat utan att motivera din text. Affärsbrevet bör ha följande marginaler: 2,54 cm överst, nedre, vänster och höger. Kontrollera ditt ordbehandlingsprogram innan du börjar och ställ in dessa marginaler vid behov. Teckensnittet bör vara 12 poäng, och Times New Roman är det föredragna valet.
Om du skriver på företagets brevhuvud behöver du inte börja brevet med din adress. Om du använder standardpapper bör du börja vid den övre marginalen med din adress. Det är onödigt att inkludera ditt namn i din adress. Ange bara din adress, och om du vill, telefonnummer och e-post. Lägg till ett datum direkt efter adressen. Du kan ange din adress så att den kommer i linje med höger marginal, men den kan helt enkelt börja vid vänster marginal, vilket är lättare.
Hoppa över en rad och skriv namnet på den person du skriver till, deras titel eller företag och deras adress. Varje post som namn, titel och gatuadress bör finnas på en separat rad. Stad, stat och postnummer bör utgöra den sista raden. Följande beställning behövs för adressen: Företag, person, titel och adress.
Hoppa över en annan rad och börja med din hälsning. Detta bör vara formellt. Om du skriver till Ms Smith skriver du kära Ms Smith :. Använd en kolon istället för ett komma efter hälsningen.
Mellanslag en rad och börja ditt första avsnitt. Se till att tydligt ange avsikten med brevet i detta första stycke. Använd ytterligare stycken, med ett mellanrum mellan, efter behov för att utöka din poäng eller ge exempel. Efter att ha slutfört avsnittet, hoppar du ner en rad och skriver "Med vänlig hälsning", din avslutande kommentar, hoppar sedan ner trädet till fyra rader innan du skriver ditt namn och din titel om du har en. Innan affärsbrevet skickas, glöm inte att fysiskt skriva ditt namn med svart bläck i utrymmet mellan din stängning och ditt skrivna namn.
Målet när du skriver ett företagsbrev är att effektivt förmedla din poäng. Du kan inte vara effektiv om ditt brev är full av fel. Kör inte bara en stavningskontroll, utan undersök också ditt papper för grammatiska fel, vanligtvis förvirrade ord och skiljetecken. Läs brevet högt för att se till att du förmedlar din poäng tydligt. Använd enkelt språk, men undvik sammandragningar eller slang. Ett välskrivet affärsbrev som kommer direkt till saken är mycket viktigt, särskilt om du skriver från ett annat företag. Din förmåga att skriva ett företagsbrev som är lättförståeligt och felfri återspeglar ditt företags professionalism.