Jaki jest najlepszy sposób na napisanie listu biznesowego?
Podczas pisania listu biznesowego należy przestrzegać określonych formatów. Formaty różnią się między sobą i chyba, że bierzesz udział w zajęciach na temat pisania listu biznesowego, ludzie mogą nie mierzyć odległości między górą strony a Twoimi adresami, a także między wymienionymi adresami a pozdrowieniem. Najważniejszym aspektem pisania listu biznesowego jest bardzo jasne określenie celu - dlaczego piszesz list. Niemniej jednak powinieneś zapoznać się z podstawowym formatem, zanim zaczniesz się martwić o to, co i jak napiszesz.
Jeśli korzystasz z edytora tekstu, sprawdź w programie szablony listów biznesowych. Mogą one ułatwić Ci pracę, ponieważ mają ustawione marginesy i zwykle informują Cię dokładnie, gdzie umieścić takie rzeczy, jak adresy. Jeśli nie masz takiego szablonu, twój list można sformatować na dwa sposoby. Pierwszy nazywa się formatem blokowym, a drugi formatem wciętym . O ile nie określono inaczej, możesz użyć dowolnego formatu lub dowolnej jego odmiany. Duża różnica między tymi dwoma formatami polega na tym, że akapity nie mają wcięć, a tekst może być wyrównany, więc każda linia ma tę samą długość. W formacie wcięcia nie wszystkie wiersze będą miały dokładnie tę samą długość, a pierwsze zdanie każdego akapitu będzie wcięte o pięć spacji.
W każdym formacie istnieją małe odmiany, więc wyjaśnienie będzie miało na celu jeden sposób szybkiego napisania listu biznesowego, w formacie blokowym, bez uzasadnienia tekstu. List biznesowy powinien mieć następujące marginesy: jeden cal (2,54 cm) u góry, u dołu, z lewej i prawej strony. Sprawdź swój edytor tekstu przed rozpoczęciem i ustaw te marginesy, jeśli to konieczne. Czcionka powinna mieć 12 punktów, a Times New Roman jest preferowanym wyborem.
Jeśli piszesz na papierze firmowym, nie musisz zaczynać listu od swojego adresu. Jeśli używasz standardowego papieru, powinieneś zacząć od górnego marginesu z adresem. Podanie imienia i nazwiska z adresem nie jest konieczne. Wystarczy podać swój adres, a jeśli chcesz, numer telefonu i adres e-mail. Dodaj datę bezpośrednio po adresie. Możesz wciąć swój adres, aby był wyrównany z prawym marginesem, ale może po prostu zacząć od lewego marginesu, co jest łatwiejsze.
Pomiń wiersz i wpisz nazwisko osoby, do której piszesz, jej tytuł lub firmę oraz adres. Każdy wpis, taki jak nazwa, tytuł i adres, powinien znajdować się w osobnej linii. Miasto, stan i kod pocztowy powinny stanowić ostatnią linię. Adres wymaga następującej kolejności: Firma, Osoba, Tytuł i Adres.
Przejdź inną linię i zacznij od powitania. To powinno być formalne. Jeśli piszesz do Pani Smith, napiszesz Drogi Pani Smith :. Po powitaniu użyj dwukropka zamiast przecinka.
Odstęp w dół o jeden wiersz i rozpocznij pierwszy akapit treści. Pamiętaj, aby wyraźnie zaznaczyć zamiar litery w tym pierwszym akapicie. Użyj dodatkowych akapitów, z jedną spacją między nimi, aby rozwinąć punkt lub podać przykłady. Po zakończeniu akapitów pomiń jeden wiersz i napisz „Z poważaniem”, ostatnia uwaga, a następnie przejdź do drzewa do czterech wierszy przed wpisaniem swojego imienia i tytułu, jeśli taki masz. Zanim list biznesowy zostanie wysłany, nie zapomnij fizycznie podpisać swoim imieniem czarnym atramentem w przestrzeni między zamknięciem a wpisanym nazwiskiem.
Celem, kiedy piszesz list biznesowy, jest skuteczne przekazanie swojej racji. Nie możesz być skuteczny, jeśli twój list jest pełen błędów. Nie tylko sprawdzaj pisownię, ale także sprawdź swoją pracę pod kątem błędów gramatycznych, często mylonych słów i problemów interpunkcyjnych. Przeczytaj na głos list, aby upewnić się, że jasno przekazujesz swój punkt widzenia. Używaj prostego języka, ale unikaj skurczów i slangu. Dobrze napisany list biznesowy, który bezpośrednio przechodzi do sedna, jest bardzo ważny, szczególnie jeśli piszesz z innej firmy. Twoja umiejętność napisania listu biznesowego, który jest łatwy do zrozumienia i wolny od błędów, odzwierciedla profesjonalizm Twojej firmy.