Que dois-je inclure sur un bon de travail?
Les informations que vous devez inclure sur un bon de travail, un document utilisé pour demander du travail à une autre personne ou à un autre service de l'entreprise, varient généralement en fonction du type de travail que vous demandez. Dans la plupart des cas, vos informations de contact, les informations de contact de la personne ou du service auquel vous envoyez la commande et un numéro de suivi interne ou externe sont nécessaires. Vous devrez également inclure une description détaillée du travail demandé, y compris l’urgence de la question, le lieu où le travail est nécessaire et les mesures à prendre. Dans certains cas, vous devrez peut-être fournir des informations sur le coût du travail, en particulier sur le compte sur lequel le travail devrait être imputé.
Avant de soumettre une commande de travail, vous devrez fournir des informations sur l'endroit où vous pouvez être contacté pour obtenir des détails sur les travaux et les délais d'exécution estimés. Cela comprend généralement votre nom, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique et l'emplacement physique de votre bureau. Vous devrez également inclure le nom du service auquel vous envoyez le bon de travail et, dans certains cas, le nom de la personne à laquelle le bon de travail est destiné.
Les numéros de suivi sont utilisés sur chaque demande de travail à des fins d'archivage et pour suivre l'avancement du travail. Dans les systèmes de commande de travail informatisés, ce numéro de suivi est souvent généré automatiquement, généralement par la date et le numéro attribué au département demandant le travail. Dans certains cas, vous devrez peut-être saisir vous-même ces informations en fonction de la politique de l'entreprise. Si votre département ou bureau utilise des numéros de suivi internes, vous devrez généralement les inclure également dans l'ordre de travail à des fins de suivi et de classement.
La partie principale d'un ordre de travail est une description du type de travail demandé. Ceci peut être un court paragraphe, principalement lorsque le travail est un projet de bureau ou concerne une technologie. Pour les travaux nécessitant un travail manuel, généralement la réparation ou la modernisation d'un bureau ou d'un bâtiment, vous devrez peut-être inclure un schéma indiquant l'emplacement du problème. Ces informations sont généralement jointes à la commande plutôt qu’à l’intérieur du document.
Une date d'achèvement suggérée est également souvent incluse dans ce type de document, y compris des informations sur l'urgence de la question. Selon les politiques de votre entreprise, la date que vous indiquez ici sera soit une suggestion à la personne à qui vous transmettez la commande, soit une date limite ferme. Vous devrez également inclure des informations détaillées sur l'emplacement des travaux à effectuer, le cas échéant, y compris l'adresse du bâtiment, l'étage et le numéro de la pièce. Si le travail doit être effectué sur un système ou un ordinateur, vous devez inclure des informations sur le système ou l'ordinateur sur lequel le travail doit être effectué et sur l'emplacement de l'élément.
Vous devrez peut-être également inclure un numéro de compte dans lequel le service auquel vous envoyez la commande peut facturer le coût du travail. Que cela soit nécessaire ou non dépend de la manière dont votre entreprise gère les procédures comptables. Le travail sera probablement facturé à votre service ou, s'il s'agit d'un projet, au compte avec l'argent du projet.