Co mám zahrnout do pracovního příkazu?
Informace, které byste měli uvést v pracovní objednávce, dokumentu používaném k vyžádání práce od jiné osoby nebo oddělení uvnitř společnosti, se obvykle liší v závislosti na typu práce, kterou požadujete. Ve většině případů jsou nezbytné vaše kontaktní informace, kontaktní informace osoby nebo oddělení, kterému zasíláte pracovní příkaz, a interní nebo externí sledovací číslo. Rovněž budete muset uvést podrobný popis požadované práce, včetně naléhavosti věci, kde je práce nezbytná a co je třeba udělat. V některých případech budete možná muset poskytnout informace o nákladech na práci, konkrétně na jaký účet by měla být práce účtována.
Před odesláním pracovní objednávky budete muset poskytnout informace o tom, kde vás můžeme kontaktovat, abyste získali podrobnosti o práci a odhadované době dokončení. To obvykle zahrnuje vaše jméno, telefonní číslo, e-mailovou adresu a fyzické umístění vaší kanceláře. Musíte také uvést název oddělení, kterému zasíláte pracovní příkaz, a v některých případech jméno osoby, na kterou je pracovní příkaz směrován.
Sledovací čísla se používají pro každou žádost o práci pro účely archivace a pro sledování průběhu úlohy. V počítačových systémech pracovních objednávek je toto číslo sledování často generováno automaticky, obvykle podle data a čísla přiřazeného oddělení, které požaduje práci. V některých případech budete možná muset zadat tyto informace sami na základě zásad společnosti. Pokud vaše oddělení nebo kancelář používá interní sledovací čísla, budete je obvykle muset zahrnout do pracovního příkazu a také pro účely sledování a archivace.
Hlavní částí zakázky je popis typu požadované práce. Může se jednat o krátký odstavec, zejména pokud jde o kancelářský projekt nebo o technologii. U práce, která zahrnuje manuální práci, obvykle opravu nebo modernizaci kanceláře nebo budovy, možná budete muset zahrnout hrubý výkres označující umístění problému. Tyto informace jsou obvykle připojeny k objednávce, nikoli uvnitř skutečného dokumentu.
Do tohoto typu dokumentu je často zahrnuto také navrhované datum dokončení, včetně informací o naléhavosti záležitosti. V závislosti na zásadách vaší společnosti bude datum, které sem uvedete, buď doporučením osobě, které zadáváte objednávku, nebo pevnou lhůtou. Bude také nutné zahrnout podrobné informace o místě prací, které mají být dokončeny, podle potřeby, včetně adresy budovy, podlahy a čísla pokoje. Má-li být práce provedena na systému nebo počítači, budete muset uvést informace o tom, který systém nebo počítač potřebuje práci a kde je položka umístěna.
Možná budete muset uvést číslo účtu, do kterého může oddělení, do kterého odesíláte objednávku, účtovat náklady na úlohu. To, zda je to nutné, bude záležet na tom, jak vaše společnost zpracovává účetní postupy. Úloha bude pravděpodobně naúčtována vašemu oddělení nebo, je-li práce na projektu, na účet s penězi na projekt.