作業指示書には何を含めるべきですか？

社内の別の人または部門からの作業を要求するために使用される作業指示書に含める必要がある情報は、通常、要求する作業のタイプによって異なります。 ほとんどの場合、連絡先情報、作業指示書の送信先の個人または部門の連絡先情報、および内部または外部の追跡番号が必要です。 また、要求された作業の詳細な説明（問題の緊急度、作業が必要な場所、実行する必要があるものなど）を含める必要があります。 場合によっては、作業の費用に関する情報、特に作業に請求するアカウントを指定する必要があります。

作業指示を送信する前に、作業の詳細と完了予定時間について連絡先の情報を提供する必要があります。 これには通常、名前、電話番号、電子メールアドレス、およびオフィスの物理的な場所が含まれます。 また、作業指示書を送信する部門の名前と、場合によっては、作業指示書の送信先の名前を含める必要があります。

追跡番号は、各作業要求でファイリング目的およびジョブの進行状況を追跡するために使用されます。 コンピュータ化された作業指示システムでは、通常、この追跡番号は、通常、作業を要求する部門に割り当てられた日付と番号によって自動的に生成されます。 場合によっては、会社のポリシーに基づいてこの情報を自分で入力する必要があります。 部署またはオフィスで内部追跡番号を使用している場合、通常、追跡とファイリングの目的で、これを作業指示書に含める必要があります。

作業指示書の主要部分は、要求されている作業のタイプの説明です。 これは、主に作業がオフィスプロジェクトであるか、技術に関係する場合、短い段落になる場合があります。 通常、オフィスや建物の修理やアップグレードなどの手作業を含む作業の場合、問題の場所を示す概略図を含める必要があります。 通常、この情報は実際のドキュメント内ではなく、注文に添付されます。

このタイプの文書には、問題の緊急性に関する情報を含む、推奨される完了日もしばしば含まれています。 会社のポリシーに応じて、ここに含める日付は、注文を送信する相手への提案、または確定期限のいずれかになります。 また、必要に応じて、建物の住所、階、部屋番号など、完了予定の作業場所に関する詳細情報を含める必要があります。 作業をシステムまたはコンピューターで実行する場合は、作業を必要とするシステムまたはコンピューターとアイテムの場所に関する情報を含める必要があります。

また、注文を送信する部門がジョブの費用を請求できるアカウント番号を含める必要があります。 これが必要かどうかは、会社が会計処理をどのように処理するかによって異なります。 仕事はおそらくあなたの部門に、または仕事がプロジェクトのためである場合、プロジェクトのためのお金を持つアカウントに請求されます。