Hva bør jeg ta med i en arbeidsordre?
Informasjonen du bør ta med i en arbeidsordre, et dokument som brukes til å be om arbeid fra en annen person eller avdeling i et selskap, vil vanligvis variere avhengig av hvilken type arbeid du ber om. I de fleste tilfeller er kontaktinformasjonen din, kontaktinformasjonen til personen eller avdelingen du sender arbeidsordren til, og et internt eller eksternt sporingsnummer nødvendig. Du må også ta med en detaljert beskrivelse av det forespurte arbeidet, inkludert sakenes presserendehet, hvor arbeidet er nødvendig og hva som må gjøres. I noen tilfeller kan det hende du må oppgi informasjon om kostnadene ved arbeidet, nærmere bestemt til hvilken konto arbeidet skal belastes.
Før du sender inn en arbeidsordre, må du oppgi informasjon om hvor du kan kontaktes for detaljer om arbeidet og estimerte ferdigstillelsestider. Dette vil vanligvis inkludere navn, telefonnummer, e-postadresse og det fysiske stedet for kontoret. Du må også inkludere navnet på den avdelingen du sender arbeidsordren til, og i noen tilfeller navnet på personen som arbeidsordren henvender seg til.
Sporingsnumre brukes på hver arbeidsforespørsel for arkiveringsformål og for å følge fremdriften i jobben. I datastyrte arbeidsordresystemer genereres ofte dette sporingsnummeret automatisk, vanligvis etter datoen og nummeret som er tilordnet avdelingen som ber om arbeidet. I noen tilfeller kan det hende du må legge inn denne informasjonen selv basert på selskapets policy. Hvis avdelingen eller kontoret ditt bruker interne sporingsnumre, må du vanligvis inkludere dette i arbeidsordenen også for sporing og arkivering.
Hoveddelen av en arbeidsordre er en beskrivelse av typen arbeid som blir bedt om. Dette kan være et kort avsnitt, først og fremst når arbeidet er et kontorprosjekt eller angår teknologi. For arbeid som inkluderer manuell arbeid, vanligvis fikse eller oppgradere et kontor eller bygning, kan det hende du må ta med en grov tegning som angir plasseringen av problemet. Denne informasjonen er vanligvis knyttet til bestillingen i stedet for i selve dokumentet.
En foreslått fullføringsdato er ofte også inkludert i denne typen dokumenter, inkludert informasjon om hvor presserende saken er. Avhengig av bedriftens policyer, vil datoen du inkluderer her enten være et forslag til personen du sender inn bestillingen, eller en fast frist. Du må også inkludere detaljert informasjon om plasseringen av arbeidet som skal fullføres, når det gjelder, inkludert bygningens adresse, etasje og romnummer. Hvis arbeidet skal utføres på et system eller en datamaskin, må du ta med informasjon om hvilket system eller datamaskin som trenger arbeid og hvor elementet ligger.
Det kan også hende du må inkludere et kontonummer der avdelingen du sender ordren til kan belaste kostnadene for jobben. Hvorvidt dette er nødvendig vil avhenge av hvordan selskapet ditt håndterer regnskapsprosedyrer. Jobben vil sannsynligvis bli belastet avdelingen din, eller hvis arbeidet er for et prosjekt, til kontoen med pengene til prosjektet.