Was sollte ich in einen Arbeitsauftrag aufnehmen?
Die Informationen, die Sie in einen Arbeitsauftrag aufnehmen sollten, dh ein Dokument, mit dem Sie eine Arbeit von einer anderen Person oder Abteilung in einem Unternehmen anfordern, hängen in der Regel von der Art der von Ihnen angeforderten Arbeit ab. In den meisten Fällen sind Ihre Kontaktinformationen, die Kontaktinformationen der Person oder Abteilung, an die Sie den Arbeitsauftrag senden, und eine interne oder externe Tracking-Nummer erforderlich. Sie müssen auch eine detaillierte Beschreibung der angeforderten Arbeit beifügen, einschließlich der Dringlichkeit der Angelegenheit, wo die Arbeit notwendig ist und was getan werden muss. In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise Informationen zu den Kosten der Arbeit bereitstellen, insbesondere zu dem Konto, auf das die Arbeit abgerechnet werden soll.
Bevor Sie einen Arbeitsauftrag einreichen, müssen Sie angeben, an wen Sie sich wenden können, um Einzelheiten zu den Arbeiten und geschätzten Fertigstellungszeiten zu erfahren. Dies umfasst in der Regel Ihren Namen, Ihre Telefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse und den physischen Standort Ihres Büros. Sie müssen auch den Namen der Abteilung angeben, an die Sie den Arbeitsauftrag senden, und in einigen Fällen den Namen der Person, an die der Arbeitsauftrag gerichtet ist.
Sendungsverfolgungsnummern werden auf jeder Arbeitsanforderung zu Ablagezwecken und zur Verfolgung des Auftragsfortschritts verwendet. In computergestützten Arbeitsauftragssystemen wird diese Nachverfolgungsnummer häufig automatisch generiert, in der Regel anhand des Datums und der Nummer, die der Abteilung zugeordnet sind, die die Arbeit anfordert. In einigen Fällen müssen Sie diese Informationen basierend auf den Unternehmensrichtlinien möglicherweise selbst eingeben. Wenn Ihre Abteilung oder Ihr Büro interne Verfolgungsnummern verwendet, müssen Sie diese in der Regel auch für Verfolgungs- und Ablagezwecke in den Arbeitsauftrag aufnehmen.
Der Hauptteil eines Arbeitsauftrags ist eine Beschreibung der Art der angeforderten Arbeit. Dies kann ein kurzer Absatz sein, vor allem, wenn es sich bei der Arbeit um ein Büroprojekt handelt oder es sich um Technologie handelt. Für Arbeiten, die manuelle Arbeit beinhalten, z. B. das Reparieren oder Aufrüsten eines Büros oder Gebäudes, müssen Sie möglicherweise eine grobe Zeichnung beifügen, die den Ort des Problems angibt. Diese Informationen werden normalerweise an die Bestellung angehängt und nicht im eigentlichen Dokument.
Ein vorgeschlagenes Fertigstellungsdatum ist häufig auch in dieser Art von Dokument enthalten, einschließlich Informationen zur Dringlichkeit der Angelegenheit. Abhängig von den Richtlinien Ihres Unternehmens handelt es sich bei dem hier angegebenen Datum entweder um einen Vorschlag an die Person, an die Sie die Bestellung senden, oder um eine feste Frist. Sie müssen außerdem detaillierte Informationen zum Ort der auszuführenden Arbeiten, einschließlich der Adresse des Gebäudes, des Stockwerks und der Zimmernummer, angeben. Wenn die Arbeit auf einem System oder Computer ausgeführt werden soll, müssen Sie angeben, auf welchem System oder Computer die Arbeit ausgeführt werden muss und wo sich das Objekt befindet.
Möglicherweise müssen Sie auch eine Kontonummer angeben, unter der die Abteilung, an die Sie den Auftrag senden, die Kosten für den Auftrag berechnen kann. Ob dies erforderlich ist oder nicht, hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen mit den Rechnungslegungsverfahren umgeht. Der Auftrag wird wahrscheinlich Ihrer Abteilung oder, wenn die Arbeit für ein Projekt bestimmt ist, dem Konto mit dem Geld für das Projekt belastet.