Vad ska jag inkludera i en arbetsorder?
Informationen du bör inkludera i en arbetsordning, ett dokument som används för att begära arbete från en annan person eller avdelning i ett företag, kommer vanligtvis att variera beroende på vilken typ av arbete du begär. I de flesta fall är din kontaktinformation, kontaktinformationen för den person eller avdelning som du skickar arbetsordern till och ett internt eller externt spårningsnummer nödvändigt. Du måste också inkludera en detaljerad beskrivning av det begärda arbetet, inklusive hur brådskande saken är, var arbetet är nödvändigt och vad som måste göras. I vissa fall kan du behöva lämna information om kostnaden för arbetet, särskilt till vilket konto arbetet ska debiteras.
Innan du skickar in en arbetsorder måste du lämna information om var du kan kontaktas för information om arbetet och beräknade slutföringstider. Detta kommer vanligtvis att inkludera ditt namn, telefonnummer, e-postadress och kontors fysiska plats. Du måste också ange namnet på den avdelning som du skickar arbetsordern till, och i vissa fall namnet på den person som arbetsordern riktar sig till.
Spårningsnummer används på varje arbetsbegäran för arkiveringsändamål och för att följa jobbet. I datoriserade arbetsordningssystem genereras ofta automatiskt detta spårningsnummer, vanligtvis efter datum och nummer tilldelat den avdelning som begär arbetet. I vissa fall kan du behöva ange denna information själv baserat på företagets policy. Om din avdelning eller kontor använder interna spårningsnummer måste du vanligtvis inkludera detta i arbetsordningen för spårnings- och arkiveringsändamål.
Huvuddelen av en arbetsordning är en beskrivning av den typ av arbete som begärs. Detta kan vara ett kort stycke, främst när arbetet är ett kontorprojekt eller rör teknik. För arbete som inkluderar manuellt arbete, vanligtvis fixa eller uppgradera ett kontor eller byggnad, kanske du måste inkludera en grov ritning som anger platsens problem. Denna information bifogas vanligtvis till beställningen snarare än i själva dokumentet.
Ett föreslaget datum för slutförande ingår ofta också i denna typ av dokument, inklusive information om hur brådskande saken är. Beroende på ditt företags policy kommer datumet du inkluderar här antingen att vara ett förslag till personen som du skickar in beställningen eller en fast tidsfrist. Du måste också inkludera detaljerad information om platsen för det arbete som ska slutföras, i tillämpliga delar, inklusive byggnadens, golvets och rumsnummer. Om arbetet ska utföras på ett system eller en dator måste du inkludera information om vilket system eller dator som behöver fungera och var objektet finns.
Du kan också behöva ange ett kontonummer där den avdelning du skickar beställningen kan ta ut kostnaden för jobbet. Huruvida detta är nödvändigt eller inte beror på hur ditt företag hanterar redovisningsförfaranden. Jobbet kommer sannolikt att debiteras din avdelning eller, om arbetet är för ett projekt, till kontot med pengarna för projektet.