Wat moet ik opnemen op een werkorder?
De informatie die u op een werkorder moet opnemen, een document dat wordt gebruikt om werk aan te vragen bij een andere persoon of afdeling binnen een bedrijf, varieert meestal afhankelijk van het soort werk dat u aanvraagt. In de meeste gevallen zijn uw contactgegevens, de contactgegevens van de persoon of afdeling waarnaar u de werkorder verzendt, en een intern of extern volgnummer nodig. U moet ook een gedetailleerde beschrijving van het gevraagde werk opnemen, inclusief de urgentie van de kwestie, waar het werk nodig is en wat er moet worden gedaan. In sommige gevallen moet u mogelijk informatie verstrekken over de kosten van het werk, met name voor welk account het werk in rekening moet worden gebracht.
Voordat u een werkorder indient, moet u informatie verstrekken over waar u kunt worden gecontacteerd voor details over het werk en geschatte doorlooptijden. Dit omvat meestal uw naam, telefoonnummer, e-mailadres en de fysieke locatie van uw kantoor. U moet ook de naam vermelden van de afdeling waarnaar u de werkorder verzendt en in sommige gevallen de naam van de persoon waarnaar de werkorder is gericht.
Volgnummers worden op elk werkverzoek gebruikt voor archiveringsdoeleinden en voor het volgen van de voortgang van de taak. In geautomatiseerde werkordersystemen wordt dit volgnummer vaak automatisch gegenereerd, meestal op basis van de datum en het nummer dat is toegewezen aan de afdeling die om het werk vraagt. In sommige gevallen moet u deze informatie mogelijk zelf invoeren op basis van het bedrijfsbeleid. Als uw afdeling of kantoor interne volgnummers gebruikt, moet u dit meestal ook in de werkorder opnemen voor tracking- en archiveringsdoeleinden.
Het belangrijkste deel van een werkorder is een beschrijving van het soort werk dat wordt aangevraagd. Dit kan een korte paragraaf zijn, vooral wanneer het werk een kantoorproject is of technologie betreft. Voor werk dat handarbeid omvat, meestal een kantoor of gebouw repareren of upgraden, moet u mogelijk een ruwe tekening opnemen die de locatie van het probleem aangeeft. Deze informatie wordt meestal bij de bestelling gevoegd en niet in het eigenlijke document.
Vaak wordt in dit soort documenten een voorgestelde datum van voltooiing vermeld, inclusief informatie over de urgentie van de kwestie. Afhankelijk van het beleid van uw bedrijf, is de datum die u hier opgeeft een suggestie voor de persoon bij wie u de bestelling plaatst, of een vaste deadline. U moet ook gedetailleerde informatie opnemen over de locatie van het te voltooien werk, indien van toepassing, inclusief het adres van het gebouw, de verdieping en het kamernummer. Als het werk op een systeem of computer moet worden uitgevoerd, moet u informatie opnemen over welk systeem of computer moet worden gewerkt en waar het item zich bevindt.
Mogelijk moet u ook een rekeningnummer opgeven waarin de afdeling waarnaar u de bestelling verzendt, de kosten van de opdracht kan in rekening brengen. Of dit nodig is, hangt af van hoe uw bedrijf boekhoudprocedures hanteert. De taak wordt waarschijnlijk in rekening gebracht op uw afdeling of, als het werk voor een project is, op de rekening met het geld voor het project.