Que fait un registraire d'entreprise?
La fonction d’un registraire d’une société dépend du contexte dans lequel le titre est utilisé. Il y a deux applications ordinaires du titre. Un registraire de sociétés est l’entité gouvernementale qui autorise les formations commerciales et réglemente les entités autorisées jusqu’à leur dissolution officielle. Les sociétés d’immatriculation peuvent également être des institutions financières qui sont embauchées par des sociétés pour conserver un enregistrement de la propriété de ses actions et obligations en circulation à des fins de tenue de registres et pour empêcher la société d’émettre davantage d’actions autorisées. Dans les deux cas, le registraire d'entreprise fonctionne principalement comme un archiviste de l'information pour garder une trace de la liste d'enregistrement actuelle.
Dans les pays dotés de secteurs d'activités privés, tels que les États-Unis, le Royaume-Uni et le Canada, le registraire des sociétés est l'organisme gouvernemental qui autorise les entreprises à opérer. C’est le lieu où les sociétés déposent leurs statuts pour lancer officiellement la société et où d’autres types d’entités déposent leurs documents de constitution. Ces agences sont des bureaux d'enregistrement car elles gèrent le registre public des entités commerciales autorisées au sein d'une juridiction. Généralement, un membre du public peut contacter le bureau du registraire pour déterminer le statut de l'enregistrement d'une entreprise.
Les bureaux d'enregistrement gouvernementaux gèrent également les obligations de dépôt annuelles des entreprises et fournissent des services administratifs, tels que le traitement des modifications apportées à l'enregistrement d'une entreprise, fournissant des copies des documents et certifiant le statut de l'entreprise. Dans ce contexte, le responsable du registre des sociétés gère également la dissolution de sociétés et radie du registre le pouvoir d’une société de faire des affaires dans le pays dès la fermeture de ses registres. Aux États-Unis, par exemple, chaque État dispose d'un registre de sociétés, qui est généralement le secrétaire d'État. Les employés de la division commerciale du secrétariat exécutent diverses tâches administratives permettant de conserver les archives publiques des entités commerciales enregistrées.
L'autre utilisation courante du titre de registraire est la nomination d'une institution financière afin de conserver le registre des titres en circulation d'une société. Techniquement, une société peut désigner n'importe qui pour maintenir ce registre. Dans de nombreuses petites entreprises, par exemple, cette tâche et ce titre pourraient être confiés au secrétaire du conseil. Pour les grandes entreprises comptant des millions d’actions en circulation, toutefois, la seule approche pratique consiste à faire en sorte que le spécialiste conserve le dossier de propriété.
Les institutions financières qui agissent en tant que registraires d'entreprise enregistrent les noms et adresses des propriétaires actuels d'actions et d'obligations. Chaque fois qu'une sécurité change de main, la modification est capturée et enregistrée. Ces institutions travaillent main dans la main avec les courtiers et les négociants pour rassembler ces informations pour le compte rendu. Bien que le registre tenu par le bureau d'enregistrement ne détermine pas le propriétaire, il permet à l'entreprise d'envoyer par la poste des avis importants aux propriétaires, comme l'exigent les autorités de réglementation. L’institution financière suit également le nombre total d’actions en circulation, de sorte que la société n’émet pas plus d’actions que ce qui est autorisé.