Que fait un assistant de bureau / réceptionniste?
Un assistant de bureau / réceptionniste est généralement responsable des tâches de front office dans une entreprise ou une organisation. La réceptionniste contrôle généralement l'accès au bureau en accueillant les invités, en informant les employés des visiteurs et en travaillant avec les livreurs et les sous-traitants. En outre, l’assistant de bureau peut être chargé d’un certain nombre de tâches d’administration de bureau, telles que la gestion de feuilles de calcul, la correspondance et la commande de fournitures de bureau. Selon la taille de l'organisation et le nombre de ses employés, l'adjoint de bureau / réceptionniste peut également agir en tant qu'assistant personnel ou administratif auprès d'un ou de plusieurs dirigeants ou dirigeants de l'entreprise.
De nombreux bureaux utilisent désormais des systèmes de messagerie vocale pour répondre au téléphone et acheminer les appelants au travailleur concerné, mais beaucoup emploient encore un assistant / réceptionniste pour gérer le système téléphonique et parler aux appelants qui ont des difficultés à l'utiliser. Les réceptionnistes effectuent également la tâche de surveillance de la zone de réception, également appelée zone ou salle d'attente, dans laquelle les visiteurs entrent habituellement. Un assistant de bureau / réceptionniste traditionnel prend généralement la responsabilité de s’assurer que le visiteur est annoncé aux personnes qu’il visite ou, si le visiteur est livreur, la réceptionniste signera généralement les colis et en avertira les destinataires. arrivée. Un assistant de bureau / réceptionniste peut également être chargé d'informer les clients «sans rendez-vous» sur les services d'une entreprise et peut également planifier des rendez-vous entre clients et employés.
Les entreprises dont le personnel de bureau est relativement restreint peuvent avoir besoin d'un assistant de bureau / réceptionniste pour assumer d'autres rôles au sein de l'entreprise. Dans une très petite organisation, ou avec un budget très économe, la réceptionniste peut également servir de chef de bureau. Il peut être chargé de veiller au bon fonctionnement du bureau en réapprovisionnant les fournitures et en contrôlant le fonctionnement des machines de bureau, telles que les photocopieurs, les télécopieurs et même les ordinateurs. L’assistant de bureau / réceptionniste qui assume ces responsabilités contactera généralement des professionnels de la réparation ainsi que d’autres sous-traitants pouvant être amenés à effectuer des travaux sur l’espace de bureaux ou le bâtiment. Parmi les autres responsabilités communes figurent la planification d'événements, la planification de voyages et, dans certains cas, la gestion des communications générales du bureau, telles que les notifications de vacances, d'événements spéciaux et de considérations de sécurité.
Les qualifications pour devenir assistant de bureau varient en fonction des compétences nécessaires pour occuper un poste dans une entreprise donnée. Dans de nombreux cas, les employés de bureau peuvent acquérir leurs compétences sur le tas ou suivre un programme de formation professionnelle leur permettant d'acquérir une compréhension de base des procédures d'administration de bureau. D'autres options incluent des cours de formation continue et des cours pour adultes dans divers progiciels, la rédaction et la communication commerciales et le protocole.