Officeアシスタント/受付係は何をしますか？

通常、オフィスアシスタント/受付係は、ビジネスまたは組織のフロントオフィス業務を担当します。 受付係は通常、ゲストへの挨拶、従業員への訪問者への通知、配達人および請負業者との連携により、オフィスへのアクセスを制御します。 さらに、オフィスアシスタントは、スプレッドシートの管理、通信、事務用品の注文など、多くのオフィス管理タスクを担当する場合があります。 組織の規模と組織の従業員数に応じて、オフィスアシスタント/受付係は、1人または複数の会社の経営者または管理者の個人または管理アシスタントとしても機能します。

多くのオフィスは現在、電話に応答し、発信者を適切な労働者にルーティングするためにボイスメールシステムに依存していますが、多くは依然として電話システムを管理し、それを使用するのが困難な発信者と話すためにオフィスアシスタント/受付係を採用しています。 また、受付係は、訪問者が通常入る待合室または待合室としても知られる受付エリアを監督するタスクを実行します。 従来のオフィスアシスタント/受付係は、通常、訪問者が訪問している人に訪問者が発表されることを確認する責任を負います。または、訪問者が配達人の場合、受付係は通常、荷物に署名して受取人に通知します到着。 オフィスアシスタント/レセプショニストは、会社のサービスについて「ウォークイン」顧客に通知する責任を負ったり、クライアントと従業員の間の予約をスケジュールすることもあります。

比較的小規模のオフィスサポートスタッフを抱える企業では、オフィスアシスタント/受付係が社内の他の役割を引き受ける必要がある場合があります。 非常に小さな組織、または非常に質素な予算を持つ組織では、受付係がオフィスマネージャーを務めることもあります。 サプライヤに在庫を補充し、コピー機、ファックス、さらにはコンピューターなどのオフィス機器の性能を監視することにより、オフィスが正常に機能することを保証する責任があります。 これらの責任を負うオフィスアシスタント/受付係は、通常、修理の専門家や、オフィススペースまたは建物で作業を行う必要のある他の請負業者と連絡を取り、協力します。 その他の一般的な責任には、イベントの計画、旅行のスケジューリング、場合によっては、休日に関する通知、特別なイベント、安全性の考慮事項などの一般的なオフィスコミュニケーションの管理が含まれます。

オフィスアシスタントになるための資格は、特定の企業内での地位に就くために必要なスキルによって異なります。 多くの場合、オフィスワーカーは仕事でスキルを習得するか、オフィス管理手順の基本的な理解を提供する職業訓練プログラムを完了することができます。 他のオプションには、さまざまなソフトウェアパッケージでの継続および成人教育クラス、ビジネスライティング、コミュニケーションおよびプロトコルが含まれます。