Vad gör en kontorassistent / receptionist?
En kontorsassistent / receptionist ansvarar normalt för kontorsuppgifter i ett företag eller organisation. Receptionisten kontrollerar vanligtvis tillgången till kontoret genom att hälsa gäster, meddela anställda om besökare och arbeta med leveranspersoner och entreprenörer. Dessutom kan kontorassistenten vara ansvarig för ett antal kontorsadministrationsuppgifter såsom hantering av kalkylark, korrespondens och beställning av kontorsmaterial. Beroende på organisationens storlek och antalet anställda som den har kan kontorsassistenten / receptionisten också agera som personlig eller administrativ assistent för en eller flera av företagets chefer eller chefer.
Medan många kontor nu förlitar sig på röstbrevlådessystem för att svara på telefoner och ringa uppringare till den berörda arbetaren, använder många fortfarande en kontorsassistent / receptionist för att hantera telefonsystemet och för att prata med anropare som har svårt att använda det. Mottagare utför också uppgiften som övervakar mottagningsområdet, även känt som väntrummet eller rummet, i vilket besökare vanligtvis kommer in. En traditionell kontorsassistent / receptionist tar vanligtvis ansvaret för att se till att en besökare tillkännages till de personer som han eller hon besöker, eller om besökaren är en leveransperson kommer receptionisten vanligtvis att registrera sig för paket och informera mottagarna om deras ankomst. En kontorsassistent / receptionist kan också vara ansvarig för att informera "walk-in" kunder om ett företags tjänster och kan också schemalägga möten mellan klienter och anställda.
Företag med en relativt liten kontorsstödpersonal kan kräva att en kontorsassistent / receptionist tar andra roller inom företaget. I en mycket liten organisation, eller en med en mycket sparsam budget, kan receptionisten också fungera som kontorschef. Han eller hon kan vara ansvarig för att säkerställa att kontoret fungerar väl genom att återupplasta leveranser och övervaka prestanda hos kontorsmaskiner, t.ex. kopiatorer, faxmaskiner och till och med datorer. Kontorsassistenten / receptionisten med dessa ansvarsområden kommer vanligtvis att kontakta och arbeta med reparatörer och andra entreprenörer som kan behöva utföra arbete på kontorsytan eller byggnaden. Andra vanliga ansvarsområden inkluderar evenemangsplanering, resplanering och i vissa fall hantering av allmänna kontorskommunikationer, till exempel meddelanden om helgdagar, specialevenemang och säkerhetsaspekter.
Kvalifikationerna för att bli kontorsassistent varierar beroende på de färdigheter som krävs för att anta en position inom ett visst företag. I många fall kan kontorsarbetare få sina färdigheter på jobbet eller genomföra ett yrkesutbildningsprogram som ger dem en grundläggande förståelse för kontorsadministrationsrutiner. Andra alternativ inkluderar lektioner för fortbildning och vuxenutbildning i olika programvarupaket, företagsskrivning och kommunikation och protokoll.