Office 길잡이 / 접수 담당자는 무엇을합니까?

사무실 비서 / 접수 담당자는 일반적으로 비즈니스 또는 조직의 사무실 업무를 담당합니다. 안내 원은 일반적으로 손님을 인사하고 직원에게 방문객에게 알리고 배달원 및 계약자와 협력하여 사무실에 대한 액세스를 제어합니다. 또한 사무 보조원은 스프레드 시트 관리, 서신 관리 및 사무용품 주문과 같은 여러 사무 관리 업무를 담당 할 수 있습니다. 조직의 규모와 직원 수에 따라 사무 보조 / 수령인은 하나 이상의 회사 임원 또는 관리자에게 개인 또는 관리 보조 역할을 할 수도 있습니다.

현재 많은 사무실에서 음성 메일 시스템을 사용하여 전화에 응답하고 발신자를 관련 작업자에게 라우팅하지만, 전화 시스템을 관리하고 사용하기 어려운 발신자와 대화하기 위해 여전히 사무실 보조 / 수신자를 사용합니다. 또한 접수 원은 방문자가 일반적으로 입장하는 대기 장소 또는 방이라고도하는 리셉션 영역을 감독하는 작업을 수행합니다. 전통적인 사무실 비서 / 접수 담당자는 일반적으로 방문자가 방문하는 사람들에게 방문자를 알리거나 방문자가 배달 원인 경우 접수자는 일반적으로 패키지에 서명하고 수령인에게이를 알려야 할 책임이 있습니다. 도착. 사무실 직원 / 접수 담당자는 "워크 인 (walk-in)"고객에게 회사 서비스에 대한 정보를 제공 할 책임이 있으며 고객과 직원 간의 약속을 예약 할 수도 있습니다.

상대적으로 소규모 사무실 지원 직원이있는 비즈니스는 사무실 보조 / 수신자에게 회사 내 다른 역할을 맡도록 요구할 수 있습니다. 아주 작은 조직이나 예산이 매우 적은 조직에서는 접수 담당자가 사무실 관리자 역할을 할 수도 있습니다. 또한 소모품을 재입고하고 복사기, 팩스 및 컴퓨터와 같은 사무 기기의 성능을 모니터링하여 사무 기능을 제대로 수행 할 책임이 있습니다. 이러한 책임이있는 사무 보조 / 수령인은 일반적으로 수리 전문가 및 사무실 공간이나 건물에서 작업을 수행해야하는 다른 계약자에게 연락하여 작업합니다. 다른 일반적인 책임에는 이벤트 계획, 여행 예약 및 경우에 따라 공휴일 알림, 특별 이벤트 및 안전 고려 사항과 같은 일반적인 사무실 통신 관리가 포함됩니다.

사무 보조자가 될 수있는 자격은 특정 회사 내에서 직책을 맡는 데 필요한 기술에 따라 다릅니다. 많은 경우, 사무 직원은 직무에 대한 기술을 습득하거나 직무 교육 프로그램을 완료하여 사무 행정 절차에 대한 기본적인 이해를 제공 할 수 있습니다. 다른 옵션으로는 다양한 소프트웨어 패키지, 비즈니스 작문 및 의사 소통 및 프로토콜에 대한 지속적인 성인 교육 수업이 있습니다.