Hva gjør en kontorassistent / resepsjonist?

En kontorassistent / resepsjonist er vanligvis ansvarlig for front office-plikter i en virksomhet eller organisasjon. Resepsjonisten kontrollerer vanligvis tilgang til kontoret ved å hilse på gjester, varsle ansatte om besøkende og samarbeide med leveringsfolk og entreprenører. I tillegg kan kontorassistenten være ansvarlig for en rekke kontoradministrasjonsoppgaver som administrasjon av regneark, korrespondanse og bestilling av kontorrekvisita. Avhengig av organisasjonens størrelse og antall ansatte den har, kan kontorassistenten / resepsjonisten også fungere som en personlig eller administrativ assistent for en eller flere av selskapets ledere eller ledere.

Mens mange kontorer nå er avhengige av talepostsystemer for å svare på telefoner og ringe til den aktuelle arbeidstakeren, ansetter mange fortsatt en kontorassistent / resepsjonist for å administrere telefonsystemet og for å snakke med innringere som har problemer med å bruke det. Resepsjonistene utfører også oppgaven med å føre tilsyn med resepsjonsområdet, også kjent som venterområdet eller rommet, som besøkende vanligvis kommer inn i. En tradisjonell kontorassistent / resepsjonist vil vanligvis ta ansvar for å sørge for at en besøkende blir kunngjort til personene som han eller hun besøker, eller hvis den besøkende er en leveringsperson, vil resepsjonisten vanligvis registrere seg for pakker og gi mottakerne beskjed om sine ankomst. En kontorassistent / resepsjonist kan også være ansvarlig for å informere "walk-in" kunder om selskapets tjenester og kan også planlegge avtaler mellom klienter og ansatte.

Virksomheter med relativt lite kontorstøtte kan kreve at en kontorassistent / resepsjonist inntar andre roller i selskapet. I en veldig liten organisasjon, eller en med et veldig nøysomt budsjett, kan resepsjonisten også fungere som kontorsjef. Han eller hun kan være ansvarlig for å sikre at kontoret fungerer bra ved å fylle på forsyninger og overvåke ytelsen til kontormaskiner, for eksempel kopimaskiner, faksmaskiner og til og med datamaskiner. Kontorassistenten / resepsjonisten med dette ansvaret vil vanligvis kontakte og jobbe med reparasjonspersonell samt andre entreprenører som kan trenge å utføre arbeid på kontorlokalet eller bygningen. Andre vanlige ansvarsområder inkluderer hendelsesplanlegging, reiseplanlegging og, i noen tilfeller, administrasjon av generell kontorkommunikasjon, for eksempel varsler om helligdager, spesielle hendelser og sikkerhetsmessige hensyn.

Kvalifikasjonene for å bli kontorassistent varierer i henhold til ferdighetene som er nødvendige for å tilta en stilling i et bestemt selskap. I mange tilfeller kan kontoransatte få ferdighetene sine på jobben eller fullføre et yrkesopplæringsprogram som gir dem en grunnleggende forståelse av prosedyrene for kontoradministrasjon. Andre alternativer inkluderer å ta etter- og voksenopplæringskurs i forskjellige programvarepakker, bedriftsskriving og kommunikasjon og protokoll.